HR-Kennzahlen

Was sind HR-Kennzahlen? Definition

Bei HR-Kennzahlen (auch: “Personalkennzahlen”) handelt es sich um Schlüsselkennzahlen, die das Personal eines Unternehmens betreffen. Es sind Key Performance Indicators (auch: “KPIs”) zum gezielten Erfassen personenbezogener Aspekte, die sich entweder auf das gesamte Unternehmen oder auf die HR-Abteilung selbst auswirken.

Das Erfassen der Personalkennzahlen ist dabei kein Selbstzweck: Vielmehr nutzen HR-Managerinnen und HR-Manager diese Zahlen, um sie zu analysieren und auszuwerten. Dadurch erkennen die Verantwortlichen das Optimierungspotenzial für die jeweiligen Aspekte. Und wissen somit, welche personenbezogenen Bereiche und Prozesse gut funktionieren ‒ und welche Verbesserungsbedarf aufweisen. Diese Personalkennzahlen fassen Personaler normalerweise in einem HR-Reporting zusammen.

Was ist ein HR-Reporting? Definition und Aufgaben

Ein HR-Reporting (auch: “HR-Report” oder “Personalreporting”) enthält die Werte aller HR-Kennzahlen, die ein Unternehmen als relevant für sich eingestuft hat. Zum Beispiel wie viele Krankmeldungen gab es im letzten Monat je Mitarbeiter? Wie hoch ist die Fluktuationsrate unter den Führungskräften? Und welche Kosten fallen im Recruiting im Durchschnitt bei jeder Einstellung an? Diese Personenkennzahlen sind sowohl für das Personalcontrolling als auch für die Unternehmensleitung von großem Nutzen. Denn Reporting-Kennzahlen bieten einen aussagekräftigen Einblick in die Lage der Unternehmensbereiche, für die Personalerinnen und Personaler sie erheben.

Auf diese Weise bietet ein HR-Report eine fundierte Grundlage für HR-Manager und Geschäftsführer, um daraus Maßnahmen abzuleiten und Entscheidungen zu treffen. Oftmals ist es zudem sinnvoll, die erfassten Reporting-Kennzahlen in HR-Statistiken auszuwerten, um Entwicklungen und Trends frühzeitig zu erkennen. HR-Reports sind daher wichtige Instrumente der Unternehmensführung und von Human Resource Management.

Welche HR-Kennzahlen und Unternehmensbereiche sind für ein HR-Reporting wichtig?

Welche Personalkennzahlen für ein Unternehmen relevant sind, hängt ganz von den Zielen einer Firma ab. Soll beispielsweise das Bewerbermanagements optimiert werden, weil der Recruiting-Prozess zu teuer ist? Oder will eine Firma die Altersstruktur der Belegschaft erfassen, um ihren Personalbedarf langfristig zu planen und vorausschauende Nachfolgeregelungen treffen? Alle HR-Kennzahlen für jeden Unternehmensbereich zu erfassen, ist in der Regel jedoch kaum möglich: Es sind schlicht zu viele. Der Aufwand dazu stünde gerade für KMU in keinem Verhältnis zum Nutzen. Doch von einer durchdachten und überschaubaren Auswahl von HR-KPIs profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen von der Arbeit mit HR-Kennzahlen.

Wie Personaler die richtigen HR-Kennzahlen finden und in der Praxis davon profitieren

Wer mit Personalkennzahlen arbeitet, will in der Regel Verbesserungen im eigenen Unternehmen erzielen. Folgende Schritte bilden den Prozess, der von der Auswahl geeigneter HR-Kennzahlen über die Umsetzung von konkreten Optimierungsmaßnahmen bis zum fertigen HR-Reporting führt:

• Schritt 1 ‒ Sich über das Ziel klar werden: Firma XY will zum Beispiel die durchschnittliche Zeit verkürzen, die es dauert, eine ausgeschriebene Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen.
• Schritt 2 ‒ Klären, warum dieses Ziel wichtig ist: Eine nicht besetzte Stelle bedeutet fehlende Arbeitskraft. Durch die geringere Produktivkraft muss Firma XY  Aufträge ablehnen, da ihr die Kapazitäten für deren Umsetzung fehlen. Der Umsatz des Unternehmens schrumpft als Folge.
• Schritt 3 ‒ Fortschrittsmessung definieren: Der Erfolg der Optimierungsmaßnahmen wird in Zahl der Tage gemessen, die eine Stelle von ihrer Ausschreibung an nicht besetzt ist.
• Schritt 4 ‒ Verbesserungsmaßnahmen ableiten und umsetzen: Firma XY entscheidet sich dafür, eine Bewerbermanagement-Software einzuführen, um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten.
• Schritt 5 ‒ Verantwortlichkeit festlegen: Als verantwortliche Person wird eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter aus dem HR-Bereich festgelegt.
• Schritt 6 ‒ Erfolgsmessung etablieren: In regelmäßigen Abständen erfasst die verantwortliche Person die betreffende HR-Kennzahl in einem HR-Reporting. Anhand der Daten lässt sich ableiten, ob die Verbesserungsmaßnahmen Wirkung zeigen oder ob weitere Maßnahmen notwendig werden.

Effizientes Personal-Reporting: HR-Reporting-Tools statt Papier und Excel

Was in vielen Personalabteilungen lange üblich war, ändert sich zunehmend: Das Berichtswesen für Personal und Organisation lässt sich zwar ganz klassisch mit Papier und Excel-Tabellen umsetzen, doch effizient ist das nicht. HR-Statistiken per Hand sowie Taschenrechner zu erstellen ist langwierig ‒ und bietet darüber hinaus großes Fehlerpotenzial. Darum ist in Unternehmen mittlerweile oftmals eine Personalverwaltung-Software im Einsatz, die in vielen Fällen ein HR-Reporting-Tool mit HR Analytics gleich mitenthält. Dadurch bietet eine solche digitale Lösung einen doppelten Nutzen:

• Effizienzsteigerung: Dank ihrer digitaler Workflows erleichtert und beschleunigt eine HR-Software zahlreiche Tätigkeiten in der Personalarbeit.
• Automatische Auswertung: Und zugleich beinhaltet eine Personal-Software somit ein HR-Reporting-System, um genau diese Aufgaben auszuwerten. Die Daten sind schließlich bereits in der Software enthalten. Was läge da näher, als sie auch direkt in der Software zu analysieren und übersichtlich aufzubereiten? Teilweise ermöglicht ein solches Tool sogar erst das Erstellen eines Kennzahlen-Reportings, da sich viele Daten überhaupt erst über eine Software akkurat erfassen lassen.

Ein von einer Software erstellter Personal-Report enthält ‒ abhängig Funktionsumfang des verwendeten Tools ‒ auch HR-Statistiken. Ob für den schnellen Überblick oder für die Präsentation vor der Geschäftsleitung, digitale Lösungen erleichtern damit ein HR-KPI-Reporting erheblich.

Personalcontrolling, HR-Kennzahlen und Reporting: Das ist bei der Einführung wichtig

Wenn Unternehmen ein Reporting für HR einzuführen plant, sind zahlreiche Punkte für den Erfolg des HR-Reporting-Systems ausschlaggebend. So entscheidet die Konzeption des Reports darüber, ob ein Reporting zu Personal und Unternehmen den erhofften Mehrwert bietet. Denn aussagekräftige HR-Kennzahlen zu identifizieren und sauber zu erfassen bildet die Basis für jedes HR-Reporting.

Ist beispielsweise eine deutlich verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit ein zentrales Ziel der Personalarbeit, dann macht es Sinn, Daten im Rahmen von People Analytics zu erheben und zu verwenden. Digitale HR-Systeme enthalten oftmals die dafür benötigten HR-Reporting-Tools wir zum Beispiel Personalcontrolling-Software, damit die Auswertung der HR-Kennzahlen so einfach wie möglich gelingt.

Doch mindestens genauso wichtig wie die Konzeption und die Technik hinter einem HR-Reporting sind die Menschen, die die Reporting betrifft. Denn in vielen Fällen haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens die Befürchtung, dass ein Personalkennzahlenreporting vor allem dazu dient, ihre individuelle Leistung zu überwachen. Daher sollte die Personalabteilung die Belegschaft ihrer Firma rechtzeitig über die Einführung eines HR-Reporting-Systems und dessen Nutzen für das Gesamtunternehmen informieren.