Angaben auf dem Bewirtungsbeleg: Diese Infos sind Pflicht

Schon ein kleiner Fehler auf dem Bewirtungsbeleg sorgt dafür, dass die durch ein Geschäftsessen entstandenen Kosten nicht steuerlich absetzbar sind. Daher sollten Unternehmen genau wissen, welche Informationen vorhanden sein müssen ‒ die Betroffenen sollten ihre Rechnungen daher noch vor Ort überprüfen. Seit dem 01. Januar 2023 sind zu den bestehenden Vorgaben außerdem neue Regelungen hinzugekommen.

Abrechnung im Restaurant: Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Bewirtungskosten sind Ausgaben, die aufgrund von beruflichen Treffen in Lokalen wie Restaurants oder Cafés anfallen. Diese betreffen in den meisten Fällen Speisen und Getränke sowie sonstige Genussmittel. Der Bewirtungsbeleg hält fest, welche Lebensmittel verzehrt wurden und wie viel diese gekostet haben. Doch nicht nur das: Auch Angaben zum Hintergrund des Geschäftsessens müssen ersichtlich sein.

70 % des Rechnungsbetrags inklusive der Umsatzsteuer können dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden. Auch zwangsläufig entstehende Zusatzkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühr fallen darunter. Falls möglich, sollten sich Unternehmen auch diese Ausgaben quittieren lassen. Geregelt ist dies unter § 4 Abs. 5 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Die restlichen 30 Prozent regelt der Gesetzgeber als private Kosten, die der Rechnungszahlende durch den Restaurantbesuch im eigenen Haushalt einspart.

Bewirtungsbeleg: Welche Informationen sind notwendig?

Die richtigen Angaben auf dem Bewirtungsbeleg sind besonders für Dienstreisen und die damit verbundene Reisekostenabrechnung essenziell. Bis zu einem Betrag von 250 € gilt eine etwas mildere Nachweispflicht, wie das Bundesfinanzministerium im Schreiben “Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben” erklärt. Trotzdem sind alle folgenden Punkte zu erfüllen, damit der Bewirtungsnachweis vom Finanzamt akzeptiert wird:

• Maschinelle Erstellung durch eine Registrierkasse
• Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer, Einzel- und Gesamtpreis der verzehrten Speisen und Getränke
• Ort der Veranstaltung
• Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Zweck der Bewirtung (“Geschäftsessen” oder “Informationsgespräch” reichen hier nicht aus, es ist ein konkreter geschäftlicher Hintergrund anzugeben)
• Unterschrift des Steuerpflichtigen
• Datum

Bewirtungsbelege mit einem Wert über 250 € unterliegen gesonderter Auflagen beim Finanzamt. Sie müssen zusätzlich zu den oben genannten Informationen folgende Daten enthalten:

• Namen und Anschrift des Bewirtenden
• Namen der Bewirteten
• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Welche Pflichtangaben gelten für den Bewirtungsnachweis seit 2023?

Zunächst einmal ist es seit 2023 Vorschrift, dass Bewirtungsbelege elektronisch erstellt werden – handschriftliche Quittungen werden vom Finanzamt dann nicht mehr anerkannt. Zudem müssen die Nachweise Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten: Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet – das ist für die meisten Betriebe dann Pflicht – sind auf der Rechnung Transaktions- und Seriennummer sowie der Zeitpunkt des Vorgangbeginns und -endes festzuhalten. Diese Informationen dürfen auch über einen QR-Code zur Verfügung gestellt werden.

Was passiert beim Ausfall der essenziellen Kassenfunktion?

Fällt die technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem der Gastronomie aus, werden Belege trotzdem vom Finanzamt akzeptiert. Und zwar dann, wenn der Ausfall ersichtlich ist – beispielsweise durch eine fehlende Transaktionsnummer auf dem Bewirtungsnachweis.

Bewirtungsbeleg für das Finanzamt: Wie werden die Daten erfasst?

Wird nach einem Geschäftsessen ein Bewirtungsbeleg verlangt, erhalten Unternehmerinnen und Unternehmer in der Regel eine besondere Rechnung: Auf deren Rückseite befindet sich bereits ein Vordruck, in welchen die für den Bewirtungsbeleg relevanten Daten einzutragen sind. Dieser sogenannte Eigenbeleg wird in der Regel direkt vor Ort ausgefüllt, da die Angaben zeitnah erfasst werden müssen.

Kein Bewirtungsbeleg – können relevante Angaben nachgereicht werden?

Fehlt auch nur eine Angabe auf dem Bewirtungsbeleg, lehnt ihn das Finanzamt häufig ab – und zwar endgültig. Daher ist nicht nur die Anforderung eines Bewirtungsbeleges direkt im Anschluss an die Bewirtung Pflicht, sondern auch die gründliche Prüfung desselben. Dabei sollten besonders die folgenden Ablehnungsgründe gecheckt werden:

• Fehlende oder unvollständige Angaben: Die oben genannten Informationen müssen vollständig aufgeführt sein. Fehlt eine, ist Handlungsbedarf geboten. Denn im Nachhinein korrigierte Belege sind nur mit großem Aufwand zu beschaffen.
• Schwammiger Bewirtungsgrund: Der genaue Grund eines Geschäftsessens ist auf dem Bewirtungsbeleg anzugeben – “Besprechung zum Website-Relaunch im Januar 2023” beispielsweise gilt als aussagekräftig genug.
• Überhöhte Kosten: Das Finanzamt hat festgelegt, welche Leistungen der Branche und dem jeweiligen Anlass entsprechen. Daher sollte ein Geschäftsessen stets im Rahmen bleiben – berufliche Treffen rechtfertigen in der Regel keine ausschweifende Weinverkostung.

Was zählt alles als Bewirtung?

Sobald ein Unternehmer oder Freiberufler Kosten für Speisen, Getränke oder andere Genussmittel im Kontext eines Geschäftsessens übernimmt, handelt es sich um eine Bewirtung. Weiterhin liegt eine Bewirtung vor, wenn der Restaurantbesuch vordergründig der Repräsentation oder Eigenwerbung durch den Bewirtenden dient.

Erfüllt ein Treffen einen der folgenden Zwecke, handelt es sich um ein Geschäftsessen:

• Kennenlernen oder Vertrag verhandeln
• Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern.
• Feiern eines Vertrags- oder Projektabschlusses
• Betriebsinterne Feier wie Jubiläen oder Weihnachtsfeiern
• Öffentlichkeitsarbeit mit Vertretern der Medien

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Alle betrieblich oder beruflich veranlassten Kosten, die zur Verköstigung von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern dienen, gelten als Bewirtungskosten. Normalerweise trifft dies auf Speisen und Getränke in Restaurants zu. 70 Prozent der Kosten können die Bewirtenden als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen. Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten mit einem rein privaten Zweck.

Lässt sich das Trinkgeld von der Steuer absetzen?

Das Trinkgeld einer Bewirtung kann steuerlich geltend gemacht werden. Dazu muss der bedienende Kellner die Höhe auf der Restaurantrechnung beziehungsweise auf dem Bewirtungsbeleg angeben und bestätigen.

Wer stellt einen Bewirtungsbeleg aus?

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass das bewirtende Restaurant beziehungsweise der Restaurantangestellte einen Bewirtungsbeleg ausfüllt. Da Restaurants die Bewirtungsquittung in der Regel maschinell ausdrucken, gehen auch keine relevanten Angaben verloren. So sinkt die Fehleranfälligkeit und Angestellte haben kein Problem dabei, den Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen.

Tipp: Weisen Sie den bedienenden Restaurantmitarbeiter bei Anforderung der Rechnung ausdrücklich dazu auf, diese mit einem Beleg der Bewirtungskosten zu bringen.

Ist es möglich, Bewirtungsbelege in digitaler Form einzureichen?

Seit dem 30.06.2021 ist es erlaubt, digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege einzureichen. Dabei ist essenziell, dass jedem Bewirtungsbeleg die dazugehörige Rechnung eindeutig zuzuordnen ist. Wichtig ist zudem, dass die digitalen Belege “zeitnah” erstellt werden – also nicht länger als einen Monat nach dem Geschäftsessen.

Um Belege zu digitalisieren, werden sie entweder mit dem Smartphone abfotografiert oder direkt digital zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus ist es wichtig, die GoBD einzuhalten (“Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form”).

Welche Vorteile entstehen durch die Digitalisierung von Bewirtungskosten?

• Eingesparte Ressourcen: Ist die geeignete Software für die Digitalisierung von Bewirtungskosten gefunden, verschwinden neben der häufig unübersichtlichen Zettelwirtschaft auch Fehler bei der Bearbeitung. Zudem entfällt das Kopieren von auf Thermopapier gedruckten Belegen, deren Tinte mit der Zeit verblasst.
• Erhöhte Transparenz: Moderne Technologie erfasst Bewirtungsbelege schnell und unkompliziert mit mobilen Endgeräten, indem sie alle relevanten Daten extrahiert und zur Weiterbearbeitung bereitstellt. Dies entlastet zum einen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche ihre Rechnungen auf Dienstreisen oder bei Geschäftsessen unverzüglich übermitteln können. Zum anderen unterstützt es die Buchhaltung, denn durch Schnittstellen zum Buchhaltungssystem sind die nötigen Informationen direkt verfügbar.
• Generelle Automatisierung: Die Automatisierung von Prozessen durch Software spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Rechnung verloren geht. Darüber hinaus macht ein automatischer Import von Kreditkartenbelegen deren händische Erfassung überflüssig und generiert eine komfortable und fehlerfreie Übertragung.

Bewirtungsbelege in Restaurants im Ausland

Auch im Ausland müssen Unternehmen die Anforderungen an Bewirtungsbelege einhalten. Gerade außerhalb der EU ist es aber häufig schwierig, eine detaillierte elektronische Rechnung zu bekommen. Belegt ein Unternehmen jedoch, dass es im jeweiligen Staat keine Verpflichtung zur Herausgabe von maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Belegen gibt, wird die Bewirtungsquittung auch ohne die hierzulande nötigen Anforderungen vom Finanzamt anerkannt. Eine vor Ort geschriebene, handschriftliche Rechnung reicht in diesen Fällen aus. Besonders bei häufigen Dienstreisen lohnt sich übrigens die Umstellung auf digitale Belege im Reisemanagement.

Fazit: Bewirtungsbelege stets gründlich prüfen!

Bewirtungskosten sind nach festen gesetzlichen Vorgaben zu erfassen, damit das Finanzamt die steuerliche Entlastung bewilligt. Und seit dem 01. Januar 2023 müssen Bewirtungsbelege nun auch elektronisch erstellt werden. Ebenso sind die entsprechenden Informationen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zwingend. Direkt bei Erhalt der Rechnung ist daher zu kontrollieren, ob alle nötigen Angaben auf dem Bewirtungsbeleg vorhanden sind. Um einer Zettelwirtschaft vorzubeugen und keine Quittung zu verlieren, sollten Unternehmen überdies auf eine softwaregestützte digitale Erfassung ihrer Bewirtungsnachweise setzen.