Arbeitszeugnis anfordern: Diese 5 Punkte sind entscheidend

“Herr Meier hat sich stets bemüht” – Jeder kennt sie, die ungnädigen Formulierungen, vor der sich so mancher Mitarbeiter im Arbeitszeugnis fürchtet. Eine gute Nachricht gleich vorweg: Eine solche “mangelhafte” Bewertung ist – wenn keine groben Verstöße vorlagen – äußerst selten. Denn in Deutschland hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Dabei liegt es in der Verantwortung des Mitarbeiters, sein Arbeitszeugnis anzufordern. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und möglichst schnell an das Dokument zu kommen, sind einige Punkte wichtig.

Das Arbeitszeugnis ist Pflicht

Muss der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellen? Eindeutig ja – wenn sich der Mitarbeiter in einem festen Anstellungsverhältnis befunden hat. Dieses Recht auf ein Arbeitszeugnis regeln §109 der Gewerbeordnung (GewO) ebenso wie §630 BGB und §195 BGB. Dabei gibt es 2 Optionen, auf die ein Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich Anspruch hat. Ein Arbeitszeugnis, das Art und Dauer der Tätigkeit umfasst, nennt sich einfaches Arbeitszeugnis.

Auch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das die Leistung und das Verhalten eines Arbeitnehmers kommentiert und bewertet, haben ausscheidende Mitarbeiter im Rahmen ihres Offboardings ein Anrecht. Doch wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis auszustellen? Wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist, gilt hier eine dreijährige Frist. Diese tritt in dem Moment in Kraft, sobald die Kündigung ausgesprochen ist und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses feststeht.

Selbst, wenn im Job vielleicht nicht alles rosig war und Mitarbeiter und Unternehmen nicht unglücklich über die berufliche Trennung sind: Jeder Mitarbeiter profitiert davon, ein Arbeitszeugnis zu verlangen. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anzufordern, lohnt sich für Mitarbeiter auf jeden Fall – schließlich ist das Arbeitszeugnis im besten Fall eine gute Visitenkarte für den nächsten Job und hilft Personalern dabei, die Qualifikationen, Stärken und Schwächen eines neuen potenziellen Mitarbeiters realistisch einzuschätzen.

Arbeitszeugnis anfordern: Auf diese 5 Punkte kommt es an

Das Thema Arbeitszeugnis kann für Mitarbeiter emotional mitunter heikel sein. Nicht immer lief alles glatt. Auch gab es vielleicht gewichtige Gründe für eine Kündigung – egal, von welcher Seite sie erfolgte. Manchmal besteht der Bedarf nach einem Arbeitszeugnis bereits, bevor der Arbeitgeber von den Wechselabsichten seines Mitarbeiters erfährt. Etwa, wenn dieser sich neu bewerben möchte. Wie und wann fordern Mitarbeiter also ein Arbeitszeugnis an? Darauf kommt es an:

1. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Während eines Beschäftigungsverhältnisses hat ein Mitarbeiter auch ohne Rechtsgrundlage die Möglichkeit, ohne Kündigung ein Arbeitszeugnis anzufordern – ein sogenanntes  Zwischenzeugnis oder auch vorläufiges Arbeitszeugnis. Dieses hat für den Mitarbeiter den Vorteil, dass er sich neu bewerben kann: proaktiv oder wenn im Unternehmen beispielsweise Stellen abgebaut werden. Der Wunsch nach einem Zwischenzeugnis muss allerdings begründet bzw. auf tarifvertraglicher Basis geregelt sein. Das tatsächliche Arbeitszeugnis kann zum Zeitpunkt der Kündigung oder aber bis zu 3 Jahre rückwirkend nach dem Verlassen des Unternehmens beantragt werden. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen, die keiner Kündigung bedürfen, gilt für den Anspruchsbeginn die gesetzliche Kündigungsfrist.

Doch wie wird diese berechnet? Auch in diesem Fall ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorteilhaft, gut informiert zu sein, wenn sie ihre Kündigungsfrist berechnen. Denn nur so werden die Fristen sicher eingehalten und eventuelle Missverständnisse vermieden.

2. Den passenden Ansprechpartner identifizieren und Formalien beachten

Wen sollte man also nach einem Arbeitszeugnis fragen? Je nach Art und Größe des Unternehmens kann ein Arbeitszeugnis sowohl beim HR-Manager in der Personalabteilung als auch beim jeweiligen Vorgesetzten oder bei der Geschäftsführung kurz und formlos per Mail beantragt werden. Wichtig ist, dass das Zeugnis durch eine höherrangige Person unterschrieben ist und entweder per Post oder persönlich zugestellt wird. Die Zustellung des Zeugnisses in elektronischer Form ist bis dato ausgeschlossen. Ob dies im Zuge der Änderungen an derzeitigen Schriftformerfordernissen im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) neu geregelt wird, bleibt abzuwarten.

3. Den Inhalt des Zeugnisses abstimmen

Viele Unternehmen nutzen heutzutage für die Erstellung von Arbeitszeugnissen eine Arbeitszeugnis-Software. Einige HR-Programme erhalten so zum Beispiel einen Arbeitszeugnis-Generator, der Zeugnisse aus Mustervorlagen und Bewertungsschemata erstellt. Oft gehen Unternehmen ganz dazu über, ihre scheidenden Mitarbeiter den Inhalt ihres Arbeitszeugnisses selbst vorschlagen zu lassen. Die Mitarbeiter wissen schließlich am besten über ihre Tätigkeiten Bescheid und sind in der Regel in der Lage, ihre Leistung realistisch einzuschätzen. Idealerweise entsteht so ein Zeugnis, mit dem beide Seiten einverstanden sind. Falls Unternehmen das Zeugnis selbst verfassen, bekommt der Mitarbeiter den Vorschlag des Unternehmens zur Durchsicht.

4. Den Wortlaut des Zeugnisses prüfen oder prüfen lassen

Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend geschrieben sein. Dennoch lesen viele Personaler zwischen den Zeilen. Zwischen einem “Herr Meier hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt” (was einem “sehr gut” entspricht) und einem “Herr Meier hat seine Aufgaben weitestgehend erledigt” (“ausreichend”) liegen immerhin 3 Schulnoten. Nicht immer ist die Zeugnissprache für Laien leicht zu entziffern. Es kann sich also für Mitarbeiter lohnen, das qualifizierte Arbeitszeugnis fachkundig prüfen zu lassen – etwa durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht – um im Zweifel mit guten Argumenten und Gegenvorschlägen in einem freundlichen Gespräch auf den Arbeitgeber zurückzukommen.

5. Fristen wahren

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt in der Regel nach 3 Jahren. Fristbeginn ist der Ausspruch bzw. Zugang der Kündigung. Dennoch sollte ein Arbeitszeugnis so früh wie möglich beantragt werden. Endet ein Arbeitsverhältnis im Streit oder gar vor Gericht, ist häufig auch der Inhalt des Arbeitszeugnisses ein Streitpunkt. Um hier rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitnehmer die Fristen unbedingt im Blick behalten.

Wie geht man mit Problemen und Sonderfällen um?

Das Arbeitszeugnis ist beantragt, der Mitarbeiter möchte sich neu bewerben, doch der ehemalige Betrieb rührt sich nicht mehr? Oder schlimmer: Das Zeugnis entspricht ganz und gar nicht den eigenen Vorstellungen. Wie geht man also mit solchen Problemen um?

Der Arbeitgeber stellt kein Arbeitszeugnis aus

Kein Arbeitszeugnis erhalten? Bevor Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Fachanwalt hinzuziehen, ist es meistens sinnvoll, wenn sie zuerst das Gespräch mit ihrem Arbeitgeber suchen. Doch manchmal kommt man um den Gang zu einem Fachanwalt für Arbeitsrecht nicht herum. Etwa, wenn das Arbeitszeugnis fristgerecht angefordert wurde, trotz mehrmaliger Aufforderung jedoch gar keine Rückmeldung erfolgt ist und das Beschäftigungsende bereits ein halbes Jahr zurückliegt. Die Rechtsanwälte können dann ihrerseits ein Schreiben an das Unternehmen verschicken und gegebenenfalls den Anspruch auf das Arbeitszeugnis gerichtlich durchsetzen. Um seine Ansprüche zu belegen, sollte der Mitarbeiter die Kommunikation mit dem Unternehmen rund um die Kündigung unbedingt aufbewahren.

Das Arbeitszeugnis gefällt nicht

Es kommt vor, dass ehemalige Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht auf einen Nenner kommen – zu unterschiedlich sind die jeweiligen Eindrücke rund um Leistung und Verhalten des ehemaligen Mitarbeiters. Auch hier ist das Gespräch wichtig und wertvoll – insbesondere, wenn schon etwas Zeit verstrichen ist. Wird keine Einigung gefunden, hilft auch hier der Gang zum Anwalt. Dieser kann im Zweifel eine Zeugnisberichtigungsklage anstreben.

Wer die Formalien beim Arbeitszeugnis anfordern wahrt, ist auf der sicheren Seite

Ein Arbeitszeugnis anfordern kann und sollte jeder Arbeitnehmer nach der Beendigung eines Angestelltenverhältnisses tun. Heute gibt es bereits sehr gute Zeugnis-Software, die Personalern die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses erleichtert – damit können scheidende Mitarbeiter ihr Arbeitszeugnis sogar häufig selbst entwerfen. So ist ein Arbeitszeugnis in der Regel schnell geschrieben. Dennoch ist es wichtig, dass Mitarbeiter ihre Rechte und Pflichten rund um den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis kennen. Kann partout keine Einigung mit dem ehemaligen Arbeitgeber gefunden werden, hilft als Ultima Ratio die Vermittlung durch eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei.