Eine Digitalisierungsstrategie für kleine Unternehmen

In der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen ihre Digitalisierungsaktivitäten ausgeweitet. Etliche aber auch nicht. Laut aktuellen Daten der KfW sind es vor allem kleine Unternehmen bis 50 Mitarbeiter, die schleppend oder gar nicht digitalisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Gründe dafür sind, und was kleine Unternehmen tun können, um erfolgreiche Digitalisierer zu werden.

Digitaler Stillstand in kleinen Unternehmen

Den digitalen Wandel vorantreiben – das wollen inzwischen die meisten Unternehmen. Doch nicht allen gelingt es auf Anhieb, digitale Technologien zu integrieren. Selbst nach dem einschneidenden Corona-Jahr 2020, in dem der Mittelstand eine neue Dynamik bei der Digitalisierung erfahren hat, herrscht bei vielen Mittelständlern nach wie vor digitaler Stillstand.

Im aktuellen Digitalisierungsbericht der Förderbank KfW wird deutlich, wo kleine und mittlere Unternehmen aktuell in Sachen Digitalisierung stehen. So hat ein Drittel des deutschen Mittelstandes bis Januar 2021 seine Digitalisierungsaktivitäten ausgeweitet. Gleichermaßen aber hat ein weiteres Drittel praktisch keine Digitalisierungsmaßnahmen durchgeführt.

Geht man tiefer in die Daten zeigt sich: Während Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern schneller bei der Digitalisierung vorankommen, tun sich kleine Firmen schwerer. Gerade der HR-Bereich ist oft noch stark unterdigitalisiert, weswegen nach ein Studie von BMP die Digitalisierung Ihres Unternehmensbereichs zu einem der wichtigsten Themen für HR-Verantwortliche zählt.

Digitalisierung endet nicht mit Homeoffice und Video-Tools

Und selbst jene Unternehmen, die 2020 in Digitalisierung investiert haben, haben sich oft auf “schnell umsetzbare und kurzfristig wirksame Maßnahmen” beschränkt. “Strategisch angelegte und langfristig ausgerichtete Vorhaben” seien dabei in den Hintergrund gerückt. Im Fazit des Berichts heißt es, dass Unternehmen nicht “bei Homeoffice und Videokonferenzen als neuen Errungenschaften” stehen bleiben dürften. Nun gehe es darum, strategische Digitalisierungsvorhaben anzugehen.

Die Gründe für den geringen Digitalisierungsgrad gerade bei kleinen Unternehmen sind vielfältig. Etlichen Kleinunternehmern ist die strategische Bedeutung des Wandels für ihre eigene Geschäftstätigkeit schlicht nicht bewusst. Das ist insbesondere in Branchen der Fall, die gut durch die Corona-Zeit kommen. Oft mangelt es aber auch an den organisatorischen, personellen oder gar finanziellen Ressourcen, um eine umfangreiche Transformation zu bewerkstelligen.

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Digitalisierungsstrategie: Der Unterschied zwischen kleinen und großen Unternehmen

Der entscheidende Unterschied zwischen kleinen Unternehmen und großen ist aber dieser: Große Unternehmen und Konzerne verfügen über ausgereifte und ausgearbeitete Digitalisierungsstrategien. Sie besitzen das nötige Kleingeld sowie das entsprechende Personal, um solche langfristigen Pläne zu realisieren.

Gerade Konzerne sind deshalb in der Lage, Digital-Konzepte über firmeninterne Inkubatoren oder Innovation Labs auf den Weg zu bringen, wo quasi in geschützten Räumen und neben dem Tagesgeschäft entlang Strategien für die Zukunft erarbeitet werden können.

Wenn kleine Unternehmen zukunftsfähig bleiben wollen, dürfen sie nicht in einzelnen und zu klein angelegten Digital-Projekten denken. Stattdessen gilt es, eine kohärente Digitalisierungsstrategie auszuarbeiten, die das Unternehmen sowohl in einzelnen Fachbereichen als auch im Ganzen weiterbringt. Dafür braucht es weder große Budgets noch Programmierer.

Die 3 Etappen einer Digitalisierungsstrategie für kleine Unternehmen

Tabellenkalkulationen, E-Mails, Formulare. All das sind Technologien, die in kleinen Unternehmen noch immer stark verbreitet sind. Mit ihnen werden so unterschiedliche Aufgaben geregelt wie Arbeitszeitnachweise, Lohnkosten oder der Austausch von Informationen. Doch die Arbeit mit diesen Technologien ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Um hier sichere und moderne Workflows zu schaffen, ist eine digitale Transformation notwendig, die einer langfristigen aber einfachen Strategie folgt. Für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie müssen Sie folgende 3 Etappen nehmen:

• Digitalisierungsgrad ermitteln
• Digitalisierungspotenzial identifizieren
• Digitalisierungsmaßnahmen einleiten

Digitalisierungsgrad:

In der ersten Etappe ermitteln Sie den aktuellen Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens. Welche Tools und Programme werden bereits genutzt? Gibt es Prozesse, die noch komplett manuell ablaufen, jedoch digitalisiert werden könnten? Welche digitalen Mittel und Technologien nutzt Ihr Wettbewerb? Alle Unternehmensbereiche – von der Personalverwaltung über die Logistik und Produktion bis zur Kommunikation – sollten in diesem Schritt durchleuchtet werden.

Hierfür gibt es auch gute Hilfestellungen: Mit einem sogenannten Readiness Check lässt sich der digitale Reifegrad eines Unternehmens ziemlich schnell herausfinden. Diese Abfragen sind auf diversen Internetportalen kostenlos verfügbar. Googeln Sie nach “Readiness Check Digitalisierung”. Bei dem Test werden Ihnen die entscheidenden Fragen zu Technologie, Produktion und Dienstleistungen Ihres Unternehmens gestellt.

Digitalisierungspotenzial:

Haben Sie den Digitalisierungsgrad ermittelt, gilt es die nächste Etappe zu nehmen: Das Digitalisierungspotenzial identifizieren. Dafür müssen Sie nicht gleich Ihr komplettes Geschäftsmodell umkrempeln oder funktionierende Abläufe abändern, nur um “digitaler” zu werden. Vielmehr sollten Sie als kleines Unternehmen die einzelnen Geschäftsprozesse auf ihr Digitalisierungspotenzial hin prüfen.

Vor allem Prozesse, in denen viele Ausführungen und manuelle Tätigkeiten notwendig sind, bergen ein hohes Digitalisierungspotenzial. Mithilfe von systematischen Kosten- und Prozessanalysen, die entweder die eigenen Mitarbeiter oder externe Experten durchführen, lassen sich schnell und gesichert Digitalisierungspotenziale offenlegen. Wenn nicht bereits in der ersten Etappe geschehen, sollten Sie spätestens in dieser Etappe eine Übersicht über sämtliche im Unternehmen vorhandenen Prozesse erstellen.

Digitalisierungsmaßnahmen:

Nicht alle Geschäftsprozesse haben die gleiche Relevanz, wenn es um die Wertschöpfung eines Unternehmens geht. Daher müssen Sie priorisieren. Im ersten Schritt sollten Sie jene Prozesse angehen, die einen möglichst hohen Digitalisierungsnutzen aufweisen. Um Klarheit zu bekommen, braucht es einen Maßnahmenkatalog, eine Roadmap oder zumindest Kriterien für die Priorisierung, damit nicht beliebig und nach Bauchgefühl digitalisiert wird.

In kleinen Unternehmen ist es zudem sinnvoll, nicht zwei Geschäftsbereiche oder Geschäftsprozesse parallel zu digitalisieren, um nicht zu viele Ressourcen zu binden. Sobald ein Prozess (z.B. im Rechnungswesen) sich in der finalen Phase der Digitalisierung befindet, können Sie in einem anderen Bereich (z.B. Kundenpflege) mit der digitalen Optimierung beginnen.

Eine Digitalisierungsstrategie ist ein dauerhafter Prozess

Der wichtigste Punkt wird von kleinen Unternehmen oft übersehen: Die digitale Transformation ist kein Projekt, das irgendwann zu Ende ist. In einer stark globalisierten und hoch technologisierten Wirtschaft, braucht es ein digitales Mindset. Genauso, wie sich Arbeitnehmer kontinuierlich fortbilden müssen, wollen sie in einer sich schneller drehenden Arbeitswelt bestehen, sind Unternehmen in der Pflicht, ihre Arbeitsabläufe fortlaufend zu optimieren. Mit Software, mit Tools, mit Applikationen.

Die Digitalisierungsstrategie ist daher kein einmaliges Projekt. Sondern vielmehr eine begleitende Maßnahme über die Jahre hinweg.