7 Geschäftsreise-Tipps: Die richtigen Hacks, um clever zu reisen

Seitdem die Coronapandemie ihren Schrecken verloren hat, boomen Geschäftsreisen wieder. Dennoch stellen sie Reisende immer wieder vor Herausforderungen – zum Beispiel, wenn diese ihren Anschlusszug verpassen, ihr Hotel nur durch Nachfragen vor Ort finden oder der Koffer verloren geht. Dabei gibt es zahlreiche Geschäftsreise-Tipps, die einen entspannten Business-Trip ermöglichen.

Geschäftsreise-Tipps 1: Rahmen mitgestalten

Laut der Studie Chefsache Business Travel 2022 rücken Unternehmen die Sicherheit der Reisenden ebenso wie ihr geistiges und körperliches Wohlbefinden zunehmend in den Vordergrund. Dabei geht es Betrieben nicht nur darum, ihre Angestellten gut zu behandeln und lange zu binden. Ihnen ist außerdem wichtig, dass Geschäftsreisende einen guten Eindruck bei Partnern und Kunden hinterlassen. Daher ist es sinnvoll, bei der Wahl von Hotel und Fortbewegungsmittel auf persönliche Vorlieben einzugehen. Nicht jeder schläft gut, wenn er permanent durch Züge oder Flugzeuge gestört wird. Und manch einer besteht auf eine Badewanne im Zimmer, um sich nach einem Langstreckenflug zu entspannen.

Übrigens: Um den passenden Angestellten für die jeweilige Geschäftsreise zu finden, nutzen immer mehr Unternehmen Tools zum Skillmanagement. Diese filtern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise nach bestimmten Fähigkeiten.

Geschäftsreisen-Tipps 2: Unnötiges vermeiden

Damit die Reisekosten überschaubar bleiben und keine Zusatzkosten entstehen, planen Geschäftsreisende den Ablauf ihres Trips so detailliert wie möglich. Je nach Dauer, Ziel und Zweck der Reise beachten sie dabei Folgendes:

• Pendelzeit vermeiden: Hotel nah am Einsatzort, Flughafen oder Bahnhof finden.
• Ortskenntnis hinterfragen: Keine abgelegenen Hotels buchen, wenn sich der Mitarbeiter vor Ort nicht auskennt.
• Umstiege umgehen: Sie verursachen Stress und führen nicht selten dazu, dass Termine verschoben oder der Reiseplan geändert werden muss.
• Bestimmungen der Airlines kennen: Maße des Handgepäcks, Check-in-Zeiten, Coronaschutzmaßnahmen und Ähnliches im Vorfeld herausfinden.
• Sitzplatz im Zug buchen: Ist ein fester Platz gebucht, steigen Geschäftsreisende direkt in den richtigen Waggon und müssen sich nicht durch enge Gänge drängeln.

Business-Reise-Tipps 3: Büroalltag abgeben

Wenn jemand auf Geschäftsreise ist, geht der Arbeitsalltag im Büro weiter. Der oder die Reisende ist aufgrund der Zeit in den Verkehrsmitteln sowie bei Terminen vor Ort schwer erreichbar. Folgende Punkte sollten Dienstreisende daher beachten:

• Vertretung organisieren
• Vollmachten erteilen
• Abwesenheitsassistenten einrichten
• Kontaktdaten hinterlassen

Business-Reisen-Tipps 4: Equipment anpassen

Um den Business-Trip so angenehm wie möglich zu gestalten, sind folgende Aspekte sinnvoll:

• Ersatzakku für Handy und Laptop sind Pflicht.
• W-LAN Hotspot einrichten, um sich nicht auf das Hotel W-LAN verlassen zu müssen.
• Den klassischen schwarzen Rollkoffer mit einem buntem Kofferband versehen, um ihn auf dem Rollband oder im Zug schnell zu erkennen.
• Wenig Gepäck: Handgepäck reicht in der Regel aus und erspart das Warten im Flughafen sowie den möglichen Verlust des Koffers.
• Gemütlich anziehen: Da Geschäftsreisende im Flugzeug, Zug oder Auto lange sitzen, ist lockere Kleidung ratsam.

Geschäftsreisen-Tipps 5: Reisezeit nutzen

Eine Geschäftsreise beinhaltet Reisezeit. Diese variiert ebenso stark wie die Rahmenbedingungen der Reise. Daher gibt es auch verschiedene Möglichkeiten, sie zu nutzen:

• Arbeiten: Um produktiv Aufgaben zu erledigen, benötigen Geschäftsreisende Noise-Cancelling-Kopfhörer, Laptop und Handy, Ladekabel und Ersatzakkus.
• Entspannen: Hier eignen sich Buch, Zeitschrift oder Podcast. Wer lange unterwegs ist, tut außerdem gut daran, ein aufblasbares Kissen sowie eine Schlafmaske mitzunehmen.
• Trinken: Da die Luft in Bahn und Flugzeug oft trocken ist, sollten Geschäftsreisende viel Wasser trinken.
• Bewegen: Länger als zwei Stunden am Stück zu sitzen ist ungesund und fördert das Thrombose-Risiko.

Geschäftsreise-Tipps 6: Checklisten digitalisieren

Checklisten sind sinnvoll und praktisch, besonders digital. Einmal aufgestellt, sind sie stets verfügbar und je nach Art der Reise individuell anpassbar. Diese Utensilien gehören in jeden schwarzen Trolley:

• Zahnbürste, Zahnseide, Zahnpasta und Mundspülung
• Shampoo, Gesichtsreinigung und Hautcreme
• Make-up beziehungsweise Rasierutensilien, Kamm oder Bürste
• Deodorant oder Antitranspirant sowie Parfüm und zuckerfreier Kaugummi
• Kostüm/ Anzug plus Reisebügeleisen und Fusselbürste sowie Business-Schuhe
• Übrige Kleidung und (bequeme) Ersatzschuhe
• Reiseapotheke: Desinfektionsmittel, Kopfschmerztabletten, Pflaster, Schere, Pinzette
• Sonnenbrille, Brille oder Kontaktlinsen, Lesebrille
• Portemonnaie mit Bargeld, Kreditkarte und Versicherungskarte
• Handy, Laptop, Ladekabel sowie Powerbank und internationaler Adapter
• Unterhaltung für die Reisezeit

Business-Reise-Tipps 7: Reisemanagement-Tool nutzen

In der heutigen Zeit nehmen digitale Tools zunehmend die Rolle der Aktentasche ein: Sie enthalten alle wichtigen Unterlagen – und stellen sie jederzeit und von überall her zur Verfügung. Dazu gehören neben Check-in-Bestätigungen und Tickets auch Ausweisdokumente.

Zudem beinhalten Reisemanagement-Tools in der Regel die unternehmensinternen Reiserichtlinien. Diese legen den Rahmen für Geschäftsreisen bezüglich Kosten, Fortbewegungsmittel, Planung, Ablauf und Durchführung fest. Digitale Tools eignen sich außerdem dazu, die Reisekostenabrechnung unkompliziert und zeitnah zu erledigen. Nicht zuletzt informieren gute Softwarelösungen auch über die Reisekostenrichtlinie eines Unternehmens. Hier erfahren Geschäftsreisende, welche Kosten als Reisekosten gelten und in welchem Umfang sie erstattet werden.

Fazit: Entspannte Business-Reisen sind möglich

Es stimmt: Nicht alle Faktoren einer Geschäftsreise sind beeinflussbar. Züge fallen aus und Taxis geraten auf dem Weg zum Flughafen in einen Stau. Allerdings gibt es Zugverbindungen, die als besonders zuverlässig gelten und Straßen, auf denen Unfälle die Ausnahme darstellen oder die zu bestimmten Zeiten kaum befahren sind.

Beziehen Geschäftsreisende diese Aspekte bei der Wahl des Verkehrsmittels mit ein und wählen zudem ein leicht zu findendes Hotel, ein eindeutig identifizierbares Gepäckstück und bequeme Kleidung, reisen sie deutlich entspannter. Nicht zuletzt profitieren sie davon, gut strukturiert zu packen und die Reisezeit sinnvoll zu nutzen. Unternehmen und ihre Angestellten mindern ihren Stress zudem, indem sie für Reisemanagement und -abrechnung Reisekostenabrechnung-Software verwenden.