Gute Wege aus der Krise: Die Perspektiven der Entgeltabrechnung | Gastbeitrag

Die Entgeltabrechnung navigiert in schwierigen Zeiten, insbesondere mit Blick auf den zunehmenden Fachkräftemangel in der Branche. Personalmanagerinnen und -manager sowie Verantwortliche für die Payroll brauchen passende Lösungen, um diesen chronischen Engpass zu überwinden. Doch wie können diese aussehen?

Die Gehaltsabrechnung – eine Aufgabe mit vielen Herausforderungen

Exakte und pünktliche Gehaltsabrechnungen gehören zu den wichtigsten monatlichen Pflichten aller Unternehmen. Fehler in der Payroll können erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und sehr teuer werden. Hinzu kommt die hohe Regelungsdichte der deutschen Payroll, welche insbesondere den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) viel abverlangt.

Fachkräfte – verzweifelt gesucht

Der Mangel an qualifizierten Payroll-Fachkräften betrifft sowohl Unternehmen mit interner Gehaltsabrechnung als auch externe Dienstleister. Die Situation wird durch den bevorstehenden Ruhestand der Babyboomer in den kommenden Jahren weiter verschärft, ein verstärkter Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte hat bereits eingesetzt. Diese Entwicklungen zwingen in erster Linie den Mittelstand, nach alternativen Lösungen zu suchen – zum Beispiel durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung an externe Dienstleister.

Vorteile des Payroll-Outsourcing

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Auslagerung der Payroll an Steuerberater und Lohnbüros einige Vorteile. Die externen Experten verfügen über viel Know-how und umfassende Erfahrung im Lohnbereich. Kein Sonderfall ist ihnen fremd und keine relevante gesetzliche Veränderung entgeht ihnen. Folglich können KMU durch ein Outsourcing ihrer Payroll einige Risiken minimieren und die Situation ihres Unternehmens sowohl intern als auch im Wettbewerb stärken.

Ein großer Vorteil ist die Zeit- und Kostenersparnis, denn Aufbau und Pflege einer internen Payroll-Abteilung sind teuer und zeitaufwendig. Investitionen in Software, Schulungen und die Aktualisierung gesetzlicher Kenntnisse erfordern erhebliche Ressourcen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Auslagerung der Payroll ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Reduzierung von Haftungsrisiken. Externe Dienstleister sind darauf spezialisiert, die zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen zu kennen und einzuhalten. Sie verfügen über die notwendigen Ressourcen und Systeme, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies reduziert das Risiko von Strafen und Rechtsstreitigkeiten erheblich.

Letztlich schützt die Auslagerung der Payroll auch vor Stress und Überarbeitung. Die eigene Personalabteilung kann sich auf wichtige Kernaufgaben wie die Mitarbeiterberatung und -entwicklung sowie das Recruiting neuer Arbeitskräfte konzentrieren. Dies erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und stärkt die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens.

Digitalisierung als Chance

Die vollständige Digitalisierung der Prozesse in der Entgeltabrechnung bietet für Payroll-Abteilungen ebenfalls erhebliche Vorteile. Durchgängige elektronische Prozesse vermeiden Fehler durch die klassischen Medienbrüche, welche im Zuge der manuellen Übertragung relevanter Daten aus verschiedenen Kanälen wie Papier, E-Mail oder Telefon in die Gehaltssoftware regelmäßig auftreten.

Die Digitalisierung beginnt bei der Erfassung von Mitarbeiterinformationen über digitale Self-Service-Portale, über welche Beschäftigte ihre Daten direkt in das System einpflegen können. Das reduziert die Fehleranfälligkeit deutlich und spart der Personalabteilung einiges an Zeit und Ressourcen.

Darüber hinaus ermöglicht eine konsequente Digitalisierung die nahtlose Integration verschiedener HR-Software-Lösungen. In einem System erfasste Daten werden in Echtzeit an andere Systeme weitergeleitet. Auf diese Weise können etwa gehaltsrelevante Daten aus der Zeiterfassung oder dem Urlaubsmanagement direkt in das Payroll-System fließen. Das sorgt für konsistente und aktuelle Daten über alle Systeme hinweg.

Viele Unternehmen nutzen indes noch hybride Lösungen, die digitale und manuelle Prozesse kombinieren. Hier ist es wichtig, die Bereitschaft zur Veränderung in den Personalabteilungen zu fördern. Dazu gehört in erster Linie, die Beschäftigten mit den Vorzügen moderner Technologien vertraut zu machen und ihnen Ängste zu nehmen.

Unterstützung durch moderne HR-Software 

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich die Nutzung einer umfassenden HR-Suite an, um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: ihre Entgeltabrechnung zu digitalisieren und ihre HR-Abteilung zu entlasten. Denn moderne HR-Software kann viele Personal- und Payroll-Prozesse kostengünstig digitalisieren und vereinfachen. Sie bietet wichtige Funktionen wie die vorbereitende Lohnbuchhaltung, eine digitale Personalakte oder auch ein Recruiting-Modul. Der gesamte Personalverwaltungsprozess wird dadurch effizienter gestaltet, was HR-Abteilungen entlastet und ihnen den Freiraum verschafft, sich strategisch wichtigen Themen wie dem Gewinnen von Fachkräften zu widmen.

Die digitale Personalakte ermöglicht eine zentrale und sichere Aufbewahrung aller relevanten Mitarbeiterdaten. Das erleichtert nicht nur den Zugriff auf Informationen, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand und die Fehleranfälligkeit, die mit der manuellen Dokumentation einhergehen. Zudem bietet eine digitale Personalakte die Chance, wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen und Abwesenheitsnachweise schnell und einfach zu verwalten.

Das Recruiting-Modul einer HR-Plattform unterstützt KMU bei der Suche und Einstellung neuer Talente. Von der Stellenausschreibung über die Bewerberverwaltung bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – alle Prozesse können effektiv und übersichtlich abgewickelt werden. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch die Erfahrung der Kandidatinnen und Kandidaten – das Unternehmen wird positiv wahrgenommen.

Durch den Einsatz einer modernen Personal-Software können kleine und mittlere Unternehmen ihre HR-Prozesse insgesamt optimieren, Aufwand und Kosten senken und die Zufriedenheit der Beschäftigten steigern.

Fazit

Der steigende Fachkräftemangel in der Payroll ist eine zentrale Herausforderung für deutsche Unternehmen und verlangt nach kreativen Lösungen. Für kleine und mittlere Unternehmen kann die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an Steuerberater und Lohnbüros das Mittel der Wahl sein, um sich vor Stress, Überarbeitung, Kosten und Haftungsrisiken zu schützen. Doch auch die Segnungen des rasanten technischen Fortschritts schaffen für die Praxis der Entgeltabrechnung erhebliche Erleichterungen, die Zauberworte heißen „Digitalisierung“ und „Automatisierung“. Und schließlich bieten innovative HR-Plattformen sehr gute Chancen für Human Resources, ihre oft komplizierten und zeitaufwendigen Prozesse stark zu verschlanken und dem Personalmanagement wertvolle neue Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu schenken.