Kompetenzmanagement: 5 Tipps, wie Sie Fähigkeiten im Unternehmen managen

Nur wenn Unternehmen über alle benötigten Kompetenzen verfügen, sind sie langfristig erfolgreich am Markt. Denn auf diese Weise bieten Betriebe auch in Zukunft Produkte und Dienstleistungen an, die ihre Kunden überzeugen. Strategisches Kompetenzmanagement ist daher entscheidend für Unternehmen, um langfristig alle wichtigen Kompetenzen in ihrer Organisation zu behalten und im besten Fall sogar zu stärken.

Was ist Kompetenzmanagement? Eine Definition

Kompetenzmanagement ist der systematische Umgang mit den Fähigkeiten eines Unternehmens, um mittel- und langfristige Unternehmensziele umzusetzen. Sichern Unternehmen Kernkompetenzen langfristig in der eigenen Belegschaft, bleiben sie wettbewerbsfähig. Die Ziele des Kompetenzmanagement bestehen dabei aus folgenden Punkten:

• Identifikation,
• Beschreibung,
• Bewertung,
• Entwicklung,
• Einsetzung
• sowie langfristige Sicherung der benötigten Fähigkeiten.

Hier ist nachhaltiges Personalmanagement besonders wichtig: Denn werden Fähigkeiten durch HR frühzeitig entwickelt und gefördert, können Unternehmen auf sie zurückgreifen, sobald sie benötigt werden.

Was sind Kompetenzen?

Kompetenzen beschreiben die Fähigkeit, theoretisches Wissen praxisbezogen in verschiedenen, komplexen Situationen abzurufen und es passend sowie effektiv zu nutzen. Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Kompetenzen:

• Fachlich: Theoretische und fachliche Fähigkeiten in einem bestimmten Arbeitsbereich
• Sozial: Skills im Umgang mit anderen Menschen im Arbeitsumfeld
• Methodisch: Die Anwendung von erlernten Verfahren und Arbeitstechniken im Arbeitsalltag
• Handlungsbezogen: Die Fähigkeit zu aktivierendem, umsetzungsorientierten und verantwortungsvollem Handeln
• Selbstkompetenz: Das Erkennen eigener Potenziale und die intrinsische Motivation, die damit zusammenhängenden Fähigkeiten auszubauen

Was ist Skill Management? Definition zur Unterscheidung von Kompetenzmanagement

Skill Management (je nach Schreibweise auch “Skill-Management” oder “Skillmanagement”) und Kompetenzmanagement werden oftmals synonym verwendet. Dabei gibt die Bedeutung von “Skill” bereits Aufschluss über den Unterschied zwischen Skill Management und Kompetenzmanagement: Skill bedeutet “Fähigkeit”. Während also Skill Management auf jeden einzelnen Mitarbeiter schaut, geht es beim Kompetenzmanagement um die Fähigkeiten im ganzen Unternehmen.

Der Blickwinkel beim Skill Management ist also ein operativer, während Kompetenzmanagement einen strategischen Ansatz verfolgt. Im Alltagsgeschäft spielt diese Unterscheidung aber kaum eine Rolle, da beide Bereiche eng miteinander zusammenhängen. Denn in beiden Fällen unterstützt HR Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, Kompetenzen zu entwickeln.

Das sind die Vorteile von Kompetenzmanagement

Ob beim Aufbau neuer Fähigkeiten als Argument im Recruiting oder als Mittel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen: Die Vorteile des Managements von Kompetenzen für Unternehmen sind vielfältig.

Optimal für Personalentwicklung und Recruiting

Kompetenzmanagement verschafft Klarheit, welche operativen Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und in welchen Bereichen Nachholbedarf besteht. Auf dieser Grundlage planen und setzen Personaler konkrete Maßnahmen um, um die notwendigen Fähigkeiten im Unternehmen zu vervollständigen. Durch strategische Personalentwicklung erwirbt die Belegschaft etwa im Rahmen von Fortbildungen die Fähigkeiten, die ihre Firma in Zukunft benötigt.

Aber auch beim Recruiting schärft Kompetenzmanagement den Blick für wichtige Skills und ermöglicht so eine reflektierte Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber. Sind etwa relevante, fehlende Kernkompetenzen definiert, wählen Personaler bei einer Neueinstellung bewusst eine geeignete Kandidatin aus, die diese Fähigkeit mitbringt.

Ideal, um Mitarbeiter wertzuschätzen und langfristig zu binden

Erkennt und berücksichtigt ein Unternehmen zudem die Kompetenzen der Mitarbeiter, wirkt das wertschätzend und motivierend. Denn die Firma zeigt Interesse daran, über welche Skills jeder einzelne Mitarbeiter verfügt und wie er diese wertschöpfend in den Arbeitsprozessen einbringt. Daraus entsteht ein gemeinsamer Gestaltungsprozess, der die Belegschaft miteinbezieht. Mithilfe von Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen persönlicher und fachlicher Weiterbildung im Unternehmen bleibt die Arbeit außerdem attraktiv. Das bindet Fachkräfte langfristig.

Gleichzeitig dient eine klare Kompetenzmanagementstrategie Mitarbeitern zur Orientierung. So wissen Sie, welche Fähigkeiten von ihnen erwartet werden und welche Kompetenzen in ihrem Team verfügbar sind. Und durch die unternehmensintern vorhandenen Skills verringert sich die Abhängigkeit von externen Arbeitskräften.

Höhere Arbeitsqualität durch Kompetenzerweiterung

Verfügt die Belegschaft über eine bessere Ausbildung und mehr Wissen, entwickelt sie langfristig bessere Produkte. Verankern Unternehmen dabei diese Kompetenzen in einem breiten Personenfeld, verhindern sie den Verlust dieser Fähigkeit, wenn einzelne Mitarbeiter kündigen, in Elternzeit gehen und in den Ruhestand eintreten. So bauen sie langfristig ein Set von wichtigen Future Skills auf, mit denen sie zukunftsfähig bleiben und eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit schaffen.

Das ist wichtig, da Unternehmen in Zukunft umfassende Fähigkeiten in den Bereichen Technologie, Digitalisierung und Transformation benötigen. Auch klassische Kompetenzen wie die Fähigkeit zur Resilienz und zur Lösungsfähigkeit bleiben entscheidend.

Wie funktioniert strategisches Kompetenzmanagement in der Praxis? 5 Tipps

Das Management von Skills erfordert langfristige und nachhaltige Personalentwicklung. Daher ist es für HR-Manager bereits bei der Bewerberauswahl im Recruiting wichtig, sich etwa an im Unternehmen benötigten Kompetenzprofilen zu orientieren. Parallel benötigt die aktuelle Belegschaft Unterstützung dabei, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse sinnvoll aufzubauen und zu erweitern. Dies gelingt Unternehmen, indem sie auf ein Kompetenzmanagement-Modell setzen, das sowohl die normative, als auch die strategische und die operative Ebene umfasst. Folgende Maßnahmen stellen sicher, dass Kompetenzmanagement im Unternehmen gelingt:

1. Zielsetzung festlegen und Analyse der aktuellen Kompetenzen durchführen

Die normative Ebene legt die Marschrichtung fest. Sie fragt nach dem Ziel des Unternehmens, an dem sich alle Maßnahmen des Kompetenzmanagements ausrichten. Mögliche Fragen dafür sind:

• Was erwarten Stakeholder?
• Was soll im Unternehmen verbessert werden?
• Was soll im Betrieb erreicht werden?

Ist das Ziel festgelegt, folgt die Arbeit auf der strategischen Ebene. Gemeinsam mit den Fachabteilungen leiten Personaler ab, welche Kompetenzen zu welchem Zeitpunkt für welche Position benötigt werden, um dieses Ziel zu erreichen und Mitarbeiter dementsprechend zu fördern. Daraus entsteht ein Kompetenzprofil, das die verschiedenen Arten von Kompetenzen für jede Position im Unternehmen festlegt.

2. HR und Skill-Management: Kompetenzmanagement mithilfe von Personalentwicklung betreiben

Anhand dieser Kompetenzprofile überprüfen Personaler auf der operativen Ebene die aktuellen Fähigkeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um das herauszufinden, ist es hilfreich, auf eine Mischung aus Fremd- und Selbsteinschätzung der Angestellten zu setzen. Diese werden beispielsweise durch Teamleiter und ergänzende Fragebogen für die Mitarbeiter ermittelt. Anhand dieser Erkenntnisse erkennen Firmen deutlich, wie der aktuelle Stand bei den Skills ihrer Mitarbeiter ist: Welche Kompetenzen sind ausreichend im Unternehmen vorhanden und welche nicht?

Auf dieser Basis erweitern Personaler gezielt das Kompetenzprofil ihrer Belegschaft. Durch Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und zur Führungskräfteentwicklung schaffen sie es, jeden einzelnen Mitarbeiter individuell zu fördern und die Kompetenzen der Belegschaft auszubauen.

3. Recruiting mit Kompetenzmanagement: Neue Fähigkeiten ins Unternehmen holen

Steht für eine ausgeschriebene Stelle ein Kompetenzprofil bereit, orientieren sich Personaler bereits bei den Bewerbungsgesprächen daran. Fehlen beispielsweise bestimmte Kompetenzen im Unternehmen, suchen Personaler bewusst nach entsprechenden Kandidatinnen und Kandidaten.

Wichtig zu beachten ist, dass vermutlich kein Bewerber alle Kompetenzen abdeckt. Um sich zu entscheiden, hilft es daher, die relevantesten Kompetenzen zu identifizieren und festzulegen. Denn weniger wichtige Fähigkeiten können Arbeitnehmer später durch ihr Team und durch Fortbildungen erlernen.

4. Kompetenztransfer innerhalb der Belegschaft sicherstellen

Verfügt nur ein einzelner Mitarbeiter über eine bestimmte Kompetenz, ist die Gefahr groß, dass diese mit der Zeit verloren geht. Dafür reicht bereits die Kündigung dieses Mitarbeiters. Ein sichergestellter Transfer der vorhandenen Kompetenzen innerhalb der Belegschaft ermöglicht es, Fähigkeiten langfristig im Unternehmen zu halten. Beispielsweise sind eine intern organisierte Fortbildung oder die Arbeit an gemeinsamen Projekten gute Möglichkeiten, bei denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voneinander lernen. Während so Mitarbeiterin A in ihren sozialen Kompetenzen gefördert wird, erlernt Mitarbeiter B etwa umfassende fachliche Kompetenzen.

5. Transparent mit der Belegschaft kommunizieren

Wenn Unternehmen Daten erheben, um die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter zu beurteilen, erfordert es gute Kommunikation mit der Belegschaft. Denn im schlimmsten Fall entsteht bei Angestellten der Eindruck, das Unternehmen überwacht seine Mitarbeiter – Stichwort “gläserner Mitarbeiter”. Die Aufgaben des Unternehmens bestehen daher auch in einer offenen internen Kommunikation, beispielsweise im Mitarbeitergespräch. Das macht Ziele deutlich und bezieht Angestellte in den gesamten Prozess ein. Auch der Betriebsrat ist eine wichtige Anlaufstelle, um auf die Sorgen der Belegschaft frühzeitig zu reagieren.

Die Personalabteilung hat zudem Optionen, den Prozess von Anfang an arbeitnehmerfreundlich zu gestalten: Sie erhebt die Kompetenzen beispielsweise auf Teamebene und nicht für jeden Mitarbeiter einzeln. Zugleich schafft HR durch Fortbildungen den Rahmen für individuelle Entwicklungschancen im Unternehmen, die Arbeitnehmer je nach ihren Interessen und Vorstellungen in Anspruch nehmen.

Skill-Management-Systeme und -Software: Wie Firmen Kompetenzen digital erfassen und verwalten

Software-Lösungen für Skill Management unterstützen Personalabteilungen, indem sie zum Beispiel Kenntnisse und Talente der Belegschaft erfassen. Über entsprechende Suchfunktionen werden beispielsweise benötigte Fähigkeiten innerhalb der Belegschaft ermittelt.

Darüber hinaus bieten Skill-Management-Systeme oft einen Überblick darüber, welche Fähigkeiten in Unternehmen zusätzlich notwendig sind. Diese Informationen nutzen HR-Abteilungen als Grundlage für die Planung von Fortbildungen und für Neueinstellungen. Verwenden Unternehmen Personalentwicklung-Software über einen längeren Zeitraum, ergeben sich daraus Überblicke zur Entwicklung von Mitarbeitern. Das ist ein wichtiger Faktor, um beispielsweise in Personalgesprächen Boni und Gehaltsfragen zu klären.

So sichert strategisches Kompetenzmanagement die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen

Kompetenzmanagement ermöglicht Unternehmen, strategisch die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und zu fördern. Dazu eignen sich etwa interne Fortbildungen, Projektzusammenarbeiten, externe Schulungen und Neueinstellungen. Durch diese Unterstützung entwickeln sich Mitarbeitende individuell nach ihren Vorlieben und Stärken weiter, während sich Unternehmen gleichzeitig wettbewerbs- und zukunftsfähig aufstellen. Gute Kommunikation ist dabei wichtig, um auf mögliche Sorgen der Belegschaft einzugehen. Auf organisatorischer Ebene profitieren zudem HR-Abteilungen, wenn sie auf Skill-Management-Software setzen.