Preboarding – so überzeugen Sie neue Mitarbeiter schon vor Jobbeginn

Hat ein Unternehmen neue Mitarbeiter gefunden, beginnt eine weitere wichtige Phase im Bewerbungsprozess. Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags startet das Preboarding, das einen ebenso wichtigen Stellenwert hat wie das darauffolgende Onboarding. Denn ab dem Zeitpunkt der Zusage hat das Unternehmen die Möglichkeit, seine neuen Mitarbeiter schon frühzeitig willkommen zu heißen und so dazu beizutragen, dass die Wunschkandidaten ihre Stellen auch wirklich antreten.

Was ist Preboarding?

Preboarding (auch als Pre-Boarding oder Preonboarding bezeichnet) ist ein Prozess, der mit der Vertragsunterzeichnung beginnt und am Tag der Arbeitsaufnahme endet. Ziel dieser Phase ist, dass Kandidaten sich bereits vor ihrem Arbeitsantritt mit ihrem neuen Arbeitgeber verbunden fühlen. Perfekt ist es, wenn das Preboarding von einer positiven Candidate Experience während des Bewerbungsprozesses profitiert. Dann unterschreibt ein Kandidat seinen Vertrag bereits mit einem guten Gefühl und freut sich auf seine zukünftigen Aufgaben. Beim Preboarding versetzen sich Personaler und Vorgesetzte daher in die neuen Teammitglieder hinein und stärken schon frühzeitig die Mitarbeiterbindung, indem sie zum Beispiel Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden. So fühlen sich die Bewerber gesehen und verstanden.

Warum ist Pre-Onboarding wichtig?

Laut dem Spiegel treten 10 Prozent der Jobsuchenden ihre neue Stelle nach Vertragsunterzeichnung gar nicht erst an. Das sogenannte Job Ghosting führt auf Unternehmensseite zu Problemen, schließlich sind sie gezwungen, Bewerbungsverfahren erneut zu starten. Bewerber haben dabei ganz unterschiedliche Gründe, warum sie ihre neue Stelle nicht antreten. Bei manchen hat sich die private oder gesundheitliche Situation geändert. Andere wiederum haben ein besseres Jobangebot erhalten oder bleiben doch in ihrem alten Unternehmen, da ihre Arbeitgeber ihnen ein attraktives Gegenangebot gemacht haben. Genau deswegen sind Preboarding- und Onboarding-Strategien wichtig: Damit neue Mitarbeiter auch wirklich ihre neue Stelle antreten.

Es kommt darauf an, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen frühzeitig in Prozesse einzubinden und sie so vor ihrem ersten Arbeitstag für ihr neues Unternehmen zu begeistern. Ein weiterer Vorteil des Preboardings besteht darin, dass sich die Anforderungen an das anschließende Onboarding verringern. Das verhindert, dass die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Informationsflut und den Eindrücken ihres neuen Jobs überfordert werden. Wichtig ist, dass Bewerber ihren Arbeitsvertrag nicht erst an ihrem ersten Arbeitstag unterschreiben, sondern diesen direkt nach erfolgreichen Verhandlungsgesprächen zugeschickt bekommen, damit die Preboarding-Phase so früh wie möglich startet.

So sehen Preboarding-Strategien aus

Erfolgreiches Preboarding gibt es in unterschiedlichen Formen. Einige Firmen setzen auf Geschenke für Mitarbeiter, zum Beispiel indem sie ihren neuen Angestellten die Produkte und Dienstleistungen schenken, die sie selbst anbieten. Auch Benefits wie Ermäßigungen im firmeneigenen Shop dürfen neue Mitarbeiter oft schon frühzeitig nutzen. Manche Unternehmen bieten schon vor Vertragsbeginn Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Persönlichkeitsentwicklung und die Teilnahme an internen Workshops an. Wichtig ist hier jedoch, dass die Mitarbeiter nicht vor ihrem ersten Arbeitstag das Gefühl haben, zu arbeiten. Schließlich befinden sie sich häufig noch in einem anderen Angestelltenverhältnis, sind in Elternzeit oder tanken im Urlaub Kraft für ihre zukünftige Arbeit.

Die wichtigste Strategie setzt jedoch darauf, den neuen Mitarbeitern jegliche Art von Ängsten und Zweifeln zu nehmen. Dies gelingt Firmen, indem sie im Preboarding vollumfängliche Informationen zum Unternehmen, den neuen Kollegen und Aufgaben bereitstellen. Bekommen Mitarbeiter schon frühzeitig das Gefühl, zum Team zu gehören, fühlen sie sich in der neuen Firma schon vor dem ersten Arbeitstag willkommen.

Checkliste: Der optimale zeitliche Ablauf für erfolgreiches Preboarding

Wichtig ist es, den Kontakt in der gesamten Preboarding-Phase aufrechtzuerhalten. So entwickelt der neue Mitarbeiter Vertrauen zu seinem Arbeitgeber und beginnt damit, sich mit ihm zu identifizieren. Die Zeit von Vertragsunterzeichnung bis zum Arbeitsbeginn kann ein paar Wochen, in Einzelfällen auch Monate dauern. Vor allem im letzteren Fall ist kontinuierliche Kommunikation mit dem neuen Kollegen wichtig, um ihn davon zu überzeugen, dass er bei der Wahl seines neuen Arbeitsplatzes die richtige Entscheidung getroffen hat. Mit der Unterzeichnung des Vertrages beginnt die erste Phase des Preboardings, auf die bis zum Arbeitsbeginn weitere folgen.

Phase 1: Nach der Vertragsunterzeichnung

• Dankesschreiben: Das Unternehmen bedankt sich per Mail oder postalisch für die Entscheidung des Bewerbers.
• Begrüßung: Vorgesetzte heißen den neuen Arbeitnehmer willkommen.
• Wichtige Unterlagen: Der Mitarbeiter erhält Unterlagen wie Personalbogen und Unternehmensrichtlinien.
• Informationen bereitstellen: Handelt es sich um einen Bewerber aus dem Ausland, benötigt dieser Informationen zu diversen Themen wie Steuerrecht, Krankenkassen, Wohnungssuche und mehr. Ausführliche Informationen helfen ihm dabei, sich in der neuen Heimat zurechtzufinden und sich nicht verloren zu fühlen.
• Anreise: Der neue Mitarbeiter bekommt Informationen zum Standort und der genauen Lage seines Büros sowie seiner Arbeitsstätte.
• Arbeitszeit: Dem Arbeitnehmer wird mitgeteilt, wann sein erster Arbeitstag startet und wann er Feierabend hat.

Phase 2: 2 bis 4 Wochen vor Arbeitsbeginn

• Einladung zum Teamevent: Fällt ein Firmenevent wie die Sommerfeier oder eine After-Work-Party mit Happy Hour in die Zeit des Preboardings, hat der neue Mitarbeiter die Gelegenheit, sein neues Team in entspannter Atmosphäre kennenzulernen, was ihm Nervosität vor dem ersten Arbeitstag nimmt.
• Vorstellung der Teamkollegen: Findet kein Firmenevent statt, gibt es die Möglichkeit, dem neuen Mitarbeiter seine zukünftigen Kollegen auf andere Weise vorzustellen. Dies ist zum Beispiel über Online-Meetings möglich.
• Nachfragen: Das Unternehmen geht auf den Arbeitnehmer zu und hakt nach, ob er noch Fragen hat oder Informationen und Hilfe benötigt.
• Unternehmenswerte: Firmen haben in diesem Zeitraum die Möglichkeit, ihre Werte und ihre Vision vorzustellen.
• Ausstattung: Die Personalabteilung klärt, ob der Mitarbeiter besondere Anforderungen an seine Stelle hat, weil er beispielsweise eine spezielle Tastatur benötigt. Auch die Größe für eventuelle Arbeits- und Sicherheitsbekleidung teilt das neue Teammitglied in dieser Phase des Preboardings mit.

Phase 3: In der Woche vor dem ersten Arbeitstag

• Hardware: Das Unternehmen versendet Hardware, die der Mitarbeiter für seine Tätigkeit benötigt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Arbeitnehmer generell in Remote Work arbeitet oder weil er seine neue Stelle im Homeoffice antritt, da er erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Nähe seines Unternehmens zieht.
• Ablauf- und Einarbeitungsplan: Die Firma sendet eine Übersicht für den ersten Arbeitstag und hält hierin fest, wie das Onboarding im Detail aussehen wird.
• Meetinglinks: Beginnt der neue Arbeitnehmer remote, bekommt er vorab Links zu Meetings geschickt.
• Anruf: Es ist wichtig, den Mitarbeiter vor seinem ersten Tag anzurufen und nachzufragen, ob er noch weitere Unterstützung und Informationen benötigt. So werden letzte Zweifel aus dem Weg geräumt und böse Überraschungen wie Job Ghosting vermieden.

Erscheint das neue Teammitglied am ersten Tag pünktlich und motiviert bei der Arbeit, waren die Preboarding-Maßnahmen erfolgreich. Nun startet der neue Mitarbeiter in den Onboarding-Prozess. Eine gute Möglichkeit, um den Preboarding-Prozess noch weiter zu optimieren ist es, sich dabei Feedback vom neuen Mitarbeiter einzuholen.

Preboarding vs. Offboarding

Moderne Unternehmen haben die gesamte Laufbahn ihrer Mitarbeiter im Blick und achten daher mit Employee Wellbeing auch auf deren Wohlergehen. Kommt es dennoch zu einer Kündigung der Angestellten, dann ist das Offboarding ebenso wichtig wie das Preboarding beim Start. Dies stellt sicher, dass beide Seiten zufrieden und im Guten auseinandergehen. Es stärkt zudem das Employer Branding der Firma nachhaltig. Das ist ein wichtiger Aspekt, um neue Talente von sich zu überzeugen.

Wie Preboarding zum Firmenerfolg beiträgt

Schenken Firmen nicht nur ihrem Recruiting, sondern auch dem Preboarding neuer Mitarbeiter genügend Beachtung, stärkt dies die Bindung zum Unternehmen frühzeitig und verringert die Gefahr des Job Ghostings. Denn dieses kostet Unternehmen sonst nur unnötige Ressourcen. Umgekehrt fühlen sich Bewerberinnen und Bewerber durch die Maßnahmen im Preboarding ihrem neuen Arbeitgeber bereits verbunden und identifizieren sich so frühzeitig mit seinen Werten.