Projektbasiertes Arbeiten statt Hierarchien: Wie HR den Change-Management-Prozess begleitet

Statt starren Hierarchien sind heute Innovation, Flexibilität und Agilität gefragt. Doch die Corona-Pandemie, die allgemeine Digitalisierung und nicht zuletzt der tägliche Arbeitsalltag zeigen, dass viele KMU immer noch in festgefahrenen Personal- und Führungssystemen stecken. Wie lassen sich diese Strukturen also aufbrechen und frischer Wind ins Unternehmen bringen? Eine effektive Möglichkeit stellt hier der Wechsel zum projektbasierten Arbeiten dar. Was genau dahintersteckt, worauf beim Change Management Prozess zu achten ist und für wen sich der Wechsel lohnt, erfahren Sie hier.

Change-Prozesse: Die Arbeitswelt im Umbruch

In den vergangenen Jahren wird sicherlich jedes Unternehmen den einen oder anderen Change-Prozesse durchgemacht haben, auch unabhängig von Corona. Denn Themen wie Digitalisierung, Automatisierung und kulturelle Veränderungen sind immer mehr in den Fokus gerückt und haben für einen Umbruch im Arbeitsalltag gesorgt. Während große Konzerne für die Umsetzung der notwendigen Schritte und Maßnahmen meist externe Unterstützung anfordern, stehen viele KMU zunächst vor der Herausforderung, den Change-Prozess selbst durchzuführen. Funktioniert der Ablauf dann nicht so wie geplant, macht sich Enttäuschung breit, die Motivation sinkt und die Lust an Veränderung vergeht. 

In die Zukunft investieren und den Change Management Prozess frühzeitig beginnen

Effizientere Prozesse, mehr Flexibilität, eine bessere Projektplanung und agile Teams: Soll Veränderung nachhaltig greifen, müssen Unternehmen jetzt anfangen, die Weichen für die Zukunft zu stellen. Veränderung bedeutet für Unternehmen gleichzeitig auch eine große Chance. Verstaubte Herangehensweisen werden in diesem Schritt neu ausgerichtet und modernisiert. Darüber hinaus bietet sich die Gelegenheit, den eigenen Mitarbeiter durch New Work und unterstützende Technologien eine noch attraktivere und ansprechendere Arbeitsumgebung zu schaffen.

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Was bedeutet “projektbasiertes Arbeiten”?

Um einen strukturellen Wandel anzugehen und den Arbeitsalltag mit neuen und weiteren Ansätzen zu ergänzen, können Unternehmen die Verantwortung dezentralisieren. Statt nach dem top-down-Prinzip, bei dem meist starr von oben nach unten delegiert wird, werden Aufgaben anders verteilt: Welcher Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung und Hierarchieebene, bringt genau die Fähigkeiten und Kenntnisse mit, die für die anstehende Aufgabe gebraucht werden? Auf diese Weise finden Unternehmen schnell und flexibel Lösungen und gehen Herausforderungen gezielt an.

Wie lässt sich projektbasiertes Arbeiten umsetzen?

Der Sinn und Zweck von projektbasiertem Arbeiten ist, dass Mitarbeiter eigenverantwortliche Teams bilden, statt nur auf Anweisungen von oben zu reagieren. Agile Führung ermöglicht, dass die einzelnen Mitglieder innerhalb der Teams, oft auch Kompetenzkreis genannt, auf eigene Verantwortung arbeiten. Angefangen bei der Budgetverwaltung, über die Wettbewerbsanalyse und Trendbeobachtung, bis hin zur täglichen Selbstverwaltung der anstehenden Aufgaben und der Überwachung des Projektverlaufs. Durch diese agile Art der Zusammenarbeit finden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammen und vernetzen sich besser untereinander. Außerdem entwickeln sie ein ausgeprägtes Zugehörigkeitsgefühl dem Projektteam und dem Unternehmen gegenüber. Dabei zählt das Engagement und die Motivation jedes Einzelnen. Jeder bringt sich mit einer genau auf ihn zugeschnittenen Aufgabe in das Projekt ein – ganz gleich, auf welcher Hierarchieebene derjenige steht oder mit welchen anderen Aufgaben er sonst im Arbeitsalltag betraut ist. Beim projektbasierten Arbeiten werden Projekte also abteilungsübergreifend konzipiert, geplant und durchgeführt.

Was sind die Vorteile von projektbasierter Arbeit?

Projektbasiertes Arbeiten bietet Unternehmen mehrere Vorteile. Langwierige Entscheidungswege werden verkürzt und direkt in die entsprechenden Gruppen geleitet. So erkennen Teams den konkreten Bedarf und vermeiden Fehlplanungen, da die Mitglieder genau wissen, welche Mittel sie für ihre Aufgabe benötigen und sich dementsprechend danach richten. Die Gruppe und ihre Projekte stehen nun klar im Fokus, da die Beteiligten im Arbeitskreis direkt miteinander kommunizieren und die oft bürokratische Abstimmung entfällt. Das Team tauscht umgehend Know-how aus, wodurch die Mitglieder gemeinsam an der Lösung arbeiten. Diese höhere Agilität kann zusammen mit einer stärkenorientierten Arbeitsweise langfristig zu mehr Zufriedenheit und besseren Ergebnissen führen.

Welche Herausforderungen entstehen durch Veränderungen?

Steht Veränderung im Unternehmen an, ist die HR-Abteilung fast immer in diesen Prozess miteinbezogen. Sie ist es, die sich kümmert, wenn zum Beispiel nicht alle Mitarbeiter die Veränderung gutheißen oder sich nur schwer auf das neue eigenverantwortliche Arbeiten einstellen. Neben den allgemeinen HR-Aufgaben stehen Personaler bei ihrer Arbeit vor der zusätzlichen Herausforderung, die strategischen Ziele des Unternehmens zu verfolgen. Dies bedeutet zum Beispiel, den Fokus auf die Digitalisierung zu legen oder den angestrebten Organisations- und Kulturwandel zu unterstützen. Damit der Change Management Prozess gelingt, muss die HR-Abteilung es schaffen, diese strategischen Ziele in konkrete Aufgaben umzuwandeln.

Wie können diese Herausforderungen bewältigt werden?

Weg von umständlichen Prozessen und hin zum kooperativen Arbeiten: Durch den Change Management Prozess ergeben sich neue Schwerpunkte in der Personalarbeit. Unter Umständen muss sich die HR-Abteilung dafür selbst neu strukturieren und aufstellen. Denn das Prinzip projektbasierter Arbeit lässt sich auf jede Abteilung anwenden und individuell an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen. Dazu braucht es aber verfügbare Kapazitäten. Diese lassen sich in der Abteilung oft nur dann freisetzen, wenn zum Beispiel eine passende HR-Software beim Bewältigen täglich anfallender und sich wiederholender Aufgaben unterstützt. Durch diese Entlastung entstehen die notwendigen zeitlichen Freiräume, die es HR-Mitarbeitern erlauben, um sich aus ihrer Abteilung heraus gewinnbringend in agilen Teams einzubringen. Auf diese Weise wirken Personaler als Netzwerk in verschiedenen Gruppen und bringen den Wandel aktiv voran.

Digitale Tools nutzen und mehr Zeit für Wichtiges haben

Mit einer umfassenden Digitalisierung werden Kapazitäten freigesetzt, um projektbasiert zu arbeiten und den Fokus in HR auf unterstützende Tätigkeiten zu legen. Speziell für den HR-Bereich entwickelte Softwaretools entlasten die Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit und sorgen dafür, dass sich viele Aufgaben digitalisiert abwickeln lassen – für mehr Effizienz, mehr Zufriedenheit und bessere Ergebnisse. Smarte Tools sorgen dabei für eine 

• optimierte Zeitwirtschaft durch bessere Nachhaltung von Arbeits- und Abwesenheiten, 
• einfache und unkomplizierte Reisekostenabrechnung,
• übersichtliche Personalverwaltung durch automatisierte Routineaufgaben,
• transparente Lohn- und Gehaltsabwicklung.

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Change Management: Für wen eignet sich der Wandel?

Nicht jedes Unternehmen steht vor der Notwendigkeit, Prozesse zu verändern. Ein Change Management Prozess sollte gut überlegt werden, denn natürlich ist damit für das Unternehmen zunächst ein hoher Arbeitsaufwand verbunden. Der Handlungsbedarf muss analysiert, Strategien geplant, Personen mit einbezogen und Aufgaben verteilt werden. 

Der Umfang des angestrebten Wandels ist von mehreren Faktoren abhängig, etwa von der Firmenkultur, der Betriebsgröße, der Branche und vielem mehr. Geplante Veränderungen müssen dazu auch zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern passen. Denn nur gemeinsam kann der Wechsel im Unternehmen aktiv gestaltet und ganzheitlich umgesetzt werden. Hierfür ist es wichtig, dass die Verantwortlichen die gegebenen Möglichkeiten im Blick haben: Lohnt sich die Umstellung wirtschaftlich betrachtet und bringt sie langfristig Gewinn? Lautet die Antwort ja, können die Vorbereitungen beginnen. 

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HR und Change Management verlangen neue Schwerpunkte in der Personalarbeit

Veränderung sorgt für frischen Wind und neuen Aufschwung. Durch Ansätze wie dem projektbasierten Arbeiten etablieren Firmen moderne Arbeitsformen und setzen die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter geschickt ein. Die Digitalisierung mit all ihren technologischen Fortschritten und Möglichkeiten sorgt dafür, dass sich viele Prozesse vereinfachen lassen. Davon profitieren wiederum die Unternehmen, etwa wenn wiederkehrende Aufgaben digitalisiert werden und die Mitarbeitenden mehr Zeit haben, um den Wandel engagiert anzugehen und mitzutragen.