Reisekostenrecht – die wichtigsten Infos auf einen Blick

Auswärtige Kundentermine, Messen und Dienstreisen mit Übernachtung – Geschäftsreisen gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag dazu. Dabei entstehen Kosten, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern in der Regel nach geltendem Reisekostenrecht erstatten. Ob der Arbeitgeber den Transport und die Unterkunft direkt bucht, den Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte ausstattet oder der Arbeitnehmer die Reisekosten bis zur nächsten Lohnabrechnung privat auslegt, ist dabei von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.

Reisekosten werden als Betriebsausgaben abgesetzt

Um als Arbeitgeber die in Verbindung mit Dienstreisen gewährten Steuervorteile zu nutzen, ist es wichtig, alle Reisekosten genau zu dokumentieren. Dazu zählen Fahrt- & Übernachtungskosten, ebenso wie Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Relevante Gesetze sind in diesem Zusammenhang das Einkommensteuergesetz (EStG) sowie das Bundesreisekostengesetz (BRKG) für Arbeitnehmer mit Beamtenstatus.

Wichtig ist, dass als Reisekosten nur Kosten für Dienstreisen erfasst werden und nicht etwa Kosten für klassische Pendelfahrten, die ein Arbeitnehmer als Werbungskosten über die Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Doch welche Erstattungsbeträge und Pauschalen sieht das steuerliche Reisekostenrecht vor? Was zeichnet eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte aus? Und: Wie kann man Reisekosten von klassischen Werbungskosten abgrenzen? Ein Blick auf das Thema Reisekostenrecht gibt Aufschluss.

Reisekosten: Das Einkommensteuergesetz liefert den rechtlichen Rahmen

Wer eine Dienstreise unternimmt und damit innerhalb der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachkommt, hat laut Einkommensteuergesetz (EStG) einen Erstattungsanspruch der Kosten. In diesem Zusammenhang definiert vor allem Paragraf 9 Abs. 4a EStG, was steuerliches Reisekostenrecht für den Arbeitnehmer ausmacht und in welcher Höhe Reisekosten kompensiert werden.

Per Definition ist eine Dienstreise eine beruflich bedingte Reise zwischen dem Wohnsitz des Mitarbeiters und einem dienstlich besuchten Ort, der nicht seiner ersten Tätigkeitsstätte entspricht. Aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes sieht das deutsche Reiserecht vor, dass Dienstreisen am Tag der Anreise in der Regel nicht vor 6.00 Uhr morgens beginnen und am Rückreisetag spätestens vor Mitternacht enden. Ausnahmen kann das Unternehmen individuell begründen.

Diese Pauschalen stehen Mitarbeitern zu

Bei Dienstreisen erhalten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen grundsätzlich eine Erstattung der Reisekosten nach den Richtlinien des EStG. Während Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten – etwa für Telefon und Internet – innerhalb festgelegter Rahmen oder auf Nachweis in voller Höhe erstattet werden, decken und bezuschussen pauschale Beträge im Reisekostenrecht den Verpflegungsmehraufwand. Umgangssprachlich ist häufig von Spesen die Rede.

Je nachdem, welches Verkehrsmittel der Mitarbeiter benutzt, sind die Kosten für ein Flug-, Bahn- und Busticket in der vereinbarten Komfortklasse erstattbar. Unternimmt der Arbeitnehmer die Dienstreise im eigenen Pkw, kann er eine Kilometerpauschale in Rechnung stellen. Diese beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

BMF-Schreiben geben Unternehmen Orientierungshilfen

Wenn ein Arbeitnehmer anlässlich seiner beruflichen Tätigkeit einen oder mehrere volle Tage innerhalb Deutschlands dienstlich unterwegs ist, hat er nach aktuellem Reiserecht Anspruch auf 28 Euro für jeden Kalendertag. Voraussetzung ist, dass er an dem entsprechenden Kalendertag mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Für den An- und Abreisetag bzw. Abwesenheiten von über 8 Stunden stehen dem Mitarbeiter anteilig 14 Euro Erstattung zu.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht regelmäßig Schreiben, die das steuerliche Reisekostenrecht konkretisieren und Auslegungshilfen bieten. Diese BMF-Schreiben sind besonders für Unternehmen von Bedeutung, da sie die Handhabung des Reisekostenrechts in der Praxis erleichtern. In den BMF-Schreiben gibt das Bundesministerium etwa regelmäßig die für Reisen in andere Länder geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungskosten bekannt.

Darum ist die Definition der ersten Tätigkeitsstätte wichtig

Um Reisekosten korrekt zu berechnen, wird zunächst die erste Tätigkeitsstätte (laut EStG) des Arbeitnehmers definiert. Das ist vor allem aus steuerlichen Gründen wichtig, da es sich bei Fahrten des Mitarbeiters von seinem Zuhause zur ersten Tätigkeitsstätte ausdrücklich nicht um Reisekosten handelt. Stattdessen kann der Mitarbeiter diese Kosten im Rahmen der Entfernungspauschale in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Gleiches gilt, wenn das Ziel der Geschäftsreise näher am Wohnort des Mitarbeiters liegt, als seine erste Tätigkeitsstätte. Bei einem klassischen Büro oder einer Fabrikanlage, in der der Mitarbeiter tätig ist, ist die Definition der ersten Tätigkeitsstätte noch relativ einfach. Per Definition handelt es sich bei diesen Standorten nämlich um sogenannte ortsfeste betriebliche Einrichtungen. Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass sie sich an einem definierten Ort befinden.

Komplizierter ist die Berechnung der Reisekosten, wenn Mitarbeiter etwa als Speditionsfahrer, in Reise- und Linienbussen, Zügen, Straßenbahnen oder auch in Flugzeugen tätig sind. Hier ist der Arbeitgeber gefragt. Er legt im Arbeitsvertrag die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters fest, die häufig dem Firmensitz entspricht. Oder aber er formuliert, dass sein Mitarbeiter typischerweise an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig ist. Dann können auch für mobile Mitarbeiter Reisekosten abgerechnet werden.

Laut §9 EStG ist der Verpflegungsmehraufwand anteilig erstattbar

Per Definition werden Mahlzeiten im Reisekostenrecht durch die genannten 28 bzw. 14 Euro pauschal erstattet, wenn vom Arbeitgeber keine Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden. Eine anteilige Kürzung dieser Pauschalen kommt zum Tragen, wenn der Arbeitgeber oder ein verbundenes Unternehmen für den Mitarbeiter etwa ein Hotel mit Frühstück oder Halbpension bucht und der Mitarbeiter diese Mahlzeiten somit nicht selbst bezahlen muss.

Die Kürzungen betragen aktuell 20 Prozent für ein gestelltes Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen. Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind grundsätzlich auf die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.

Rechenbeispiel: Die Reisekostenabrechnung von Herrn Müller

Ein Beispiel: Herr Müller begibt sich von Mittwoch bis Freitag auf Geschäftsreise, für die er selbst das Hotel und das Bahnticket gebucht hat. Er verlässt seinen Wohnort München um 11:00 Uhr am Mittwoch und fährt mit dem Zug in das ca. 400 Kilometer entfernte Frankfurt am Main. Das gebuchte Hotel hält ein Frühstück für Herrn Müller bereit. Am Abend lädt ihn das besuchte Unternehmen zu einem gemeinsamen Essen ins Restaurant ein. Am Freitag um 15:00 Uhr tritt Herr Müller die Heimreise in die bayerische Landeshauptstadt an. Folgende Abrechnungen präsentiert Herr Müller nach der Dienstreise seinem Arbeitgeber:

• Hinfahrt München – Frankfurt: 127,60 Euro für ein Bahnticket 2. Klasse
• Spesen am Mittwoch (> 8 Stunden): 14 Euro
• Übernachtung mit Frühstück: 69 Euro
• Spesen am Donnerstag (24 Stunden): 16,80 Euro (28 Euro abzüglich 60%, da Herr Müller Frühstück und Abendessen durch den Arbeitgeber bzw. seinen Geschäftspartner erhält)
• Übernachtung mit Frühstück: 69 Euro
• Spesen am Freitag (> 8 Stunden): 11,20 Euro (14 Euro abzüglich 20% für das gestellte Frühstück)
• Rückfahrt Frankfurt – München: 127,60 Euro für ein Bahnticket 2. Klasse

Im Hotel hatte Herr Müller noch Unterlagen für seinen Termin ausgedruckt. Dadurch waren Druckkosten in Höhe von 12,50 Euro entstanden. Da Herr Müller keine Firmenkreditkarte besitzt und die Dienstreise selbst verauslagt hatte, bekommt er mit seiner nächsten Lohnabrechnung eine steuerfreie Erstattung in Höhe von 447,70 Euro. Sein Arbeitgeber setzt den entsprechenden Betrag als Betriebsausgabe ab und reicht die von Herrn Müller erhaltenen Belege an das Finanzamt weiter.