Travel Risk Management – wie Unternehmen davon profitieren

Bei Reisen gibt es immer Unwägbarkeiten, die zu Planänderungen und sogar zu Sicherheitsrisiken führen. Damit diese weder die Angestellten in Gefahr bringen noch das Budget in die Höhe treiben, lohnt sich ganzheitliches Travel Risk Management. Doch was genau ist das, inwiefern hilft es Unternehmen und wie sorgen Sie für die höchstmögliche Reisesicherheit Ihrer Mitarbeiter?

Travel Risk Management laut Definition: Was ist Travel Risk Management?

Travel Risk Management (TRM) bedeutet übersetzt Reise-Risikomanagement. Dabei identifizieren HR-Manager und speziell ausgebildete Travel Risk Manager mögliche Risiken, die auf Geschäftsreisen auftreten. Besonders wenn Unternehmen ihre Angestellten ins Ausland entsenden, lohnt sich die Analyse potenzieller Gefahren. Auf diese Weise sorgen Firmen dafür, dass sowohl Sicherheit als auch Wohlbefinden ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet ist. Tun sie das nicht nicht, kann dies sogar zu Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen führen.

Welche Bereiche umfasst Thema Travel Risk Management?

Travel Risk Management sorgt für ganzheitliches Gelingen eines Business Travels. Dazu gehört, dass Arbeitgeber ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Diese beinhaltet laut der Weiterbildungseinrichtung Dekra-Akademie, dass Unternehmen “Mitarbeiter vor körperlichen, materiellen und sachlichen Schäden bewahren”. Um dies zu gewährleisten, prüfen die Verantwortlichen mögliche Risiken in folgenden Bereichen:

• Gesundheit: Die Gesundheit der Reisenden darf keinen Schaden nehmen. Ebenso muss eine medizinische Versorgung stets gewährleistet sein.
• Wechselkursschwankungen: Damit Angestellte über ausreichend Budget verfügen, sind schwankende Wechselkurse zu beachten.
• Kriminalität: In bestimmten Regionen der Welt kommt es häufiger zu Diebstahl und Raubüberfällen.
• Entführungsrisiko: Ebenso kommt es in einigen Orten beziehungsweise Ortsteilen öfter dazu, dass Menschen entführt werden.
• Cyberkriminalität: Datendiebstahl ist auf Geschäftsreisen tendenziell leichter, weil Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf Reisen ihre mobilen Endgeräte nutzen.
• Kommunikationsprobleme: In einigen Gebieten ist das Kommunikationsnetz so dürftig, dass Angestellte schlecht erreichbar sind.
• Naturkatastrophen: In verschiedenen Regionen der Welt ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Erdbeben, Wirbelstürme, Waldbrände und Überschwemmungen auftreten.
• Politische Unruhen: Herrschen undurchsichtige politische Zustände im Zielland, ist es sicherer, eine Dienstreise abzusagen oder zu verschieben.
• Terrorismus: Obwohl Terroranschläge durch HR-Abteilungen nicht vorhersehbar sind, lohnt es sich, darauf hindeutende Geschehnisse zu verfolgen.
• Missverständnisse: Kulturelle Unterschiede führen immer wieder zu Konflikten, die zur Gefahr für Dienstreisende werden.
• Rechtsverstöße: Kennen ins Ausland entsendete Angestellte örtliche Gesetze und Vorschriften nicht, können daraus Strafen resultieren.
• Logistik: Ausfälle oder Verspätungen der gewählten Verkehrsmittel wie Bahn oder Flugzeug behindern den Reisenden. Auch unzuverlässige Transportmittel vor Ort stellen einen Risikofaktor dar.

Travel Risks minimieren: So geht’s

Um die Sicherheit ihrer Kolleginnen und Kollegen bestmöglich zu schützen, unternehmen Verantwortliche folgende Schritte:

1. Identifikation möglicher Risiken

Zunächst identifizieren Travel Risk Manager oder HR-Verantwortliche potenzielle Risiken im Zielland anhand der oben genannten Bereiche. Dafür recherchieren sie im Internet, analysieren aktuelle Ereignisse und nutzen ihre Kontaktpersonen im Unternehmen vor Ort.

2. Strategie zum Risikomanagement

Um die gefundenen Risiken zu minimieren, helfen Sicherheitsrichtlinien. Diese beinhalten Rahmenbedingungen für die Auswahl von Unterkünften und Transportmitteln, Schulungen für Angestellte, Notfallpläne sowie hinterlegte Kontakte für eine angemessene medizinische Versorgung.

3. Mitarbeiterschulungen und Notfallpläne

Um Angestellte für mögliche Gefahren zu sensibilisieren, erhalten sie entsprechende Schulungen. In diesen bekommen sie nicht nur den Überblick über potenzielle Gefahren, sondern auch detaillierte Notfallpläne für den Fall der Fälle.

4. Versicherungen und Absicherungen

Um eine gewisse finanzielle Absicherung zu gewährleisten, lohnen sich Versicherungen. Dazu gehören unter anderem die Reiserücktrittsversicherung, Reisekrankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Geschäftsreiseversicherung sowie die Cybersecurityversicherung.

5. Datenerfassung zur Berichterstattung

Damit Travel Risk Manager Trends und Muster frühzeitig und ganzheitlich erkennen, erfassen sie alle relevanten Daten von durchgeführten Geschäftsreisen. Dies erleichtert die Planung künftiger Business Trips und trägt dazu bei, die Geschäftsreisestrategie kontinuierlich zu verbessern.

Travel-Risk-Management-Anbieter: Was tun diese Spezialisten?

Spezialisierte Agenturen im Travel-Risk-Management bieten Unternehmen neben präventiver Reisevorsorge auch umfassende Lösungen für den Ernstfall an. Um die Gefahren bei Dienstreisen im Ausland zu senken, nutzen diese etablierten Spezialisten nicht nur ihr Netzwerk vor Ort. Sondern arbeiten auch mit länderübergreifenden Informationssystemen und Frühwarnsystemen. Darüber hinaus unterstützen sie beim Organisieren von Dienstreisen und beim Aufbau von Kommunikationslösungen.

Dies führt dazu, dass Unternehmen jederzeit in der Lage sind, Geschäftsreisende zu lokalisieren, mit ihnen zu kommunizieren und Mitarbeitern im Notfall zu helfen. Außerdem sorgt die von den Spezialisten durchgeführte Nachbereitung der Reisen dafür, dass Unternehmen neue Bedrohungen und Erkenntnisse in ihre TRM-Strategie sowie in ihre Reiserichtlinien aufnehmen.

Wie hängen Travel Risk Management und Reisekosten zusammen?

Je mehr Risiken ein Travel Risk Manager im Vorfeld einer Dienstreise identifiziert und durch unternehmensinterne Schulungen und Vorbereitungen minimiert, desto geringer fallen die durchschnittlichen Reisekosten aus. Damit alle Beteiligten stets den Überblick dieser Ausgaben behalten, nutzen immer mehr Betriebe eine Reisekosten-Software. Diese ermöglicht nicht nur, dass die Reisekostenrichtlinie zentral für alle jederzeit einsehbar ist. Sondern vereinfacht auch die Reisekostenabrechnung. Besonders für internationale Dienstreisen lohnen sich diese modernen Tools, da sie auf einen Blick wichtige Informationen für die Reisenden enthalten. So zeigt eine Reisekosten-Software beispielsweise stets aktuelle Wechselkurse an.

Reise-Risikomanagement im Unternehmen: Es lohnt sich

Längst ist nicht nur das bereits etablierte Travel Management wichtig für Unternehmen – sondern auch das dazugehörige Travel Risk Management. Travel Manager, die Geschäftsreisen organisieren, verwalten und vom Unternehmen aus begleiten, planen Risiken im Idealfall gleich von Vornherein ein. Denn besonders für Betriebe, die häufig internationale Business Trips durchführen, ist es essenziell, dass sie möglicherweise entstehende Gesundheits- und Sicherheitsrisiken für Reisende minimieren. Nötig dazu ist eine effektive TRM-Strategie. Diese gewährleistet die Sicherheit der Angestellten, den geplanten Ablauf der Dienstreise und reduziert das finanzielle Risiko für Unternehmen durch Rechtsstreitigkeiten, Verzögerungen und durch medizinische Behandlungskosten vor Ort.