Digital unterwegs: Wie die Umstellung auf digitale Belege im Reisemanagement gelingt

Im Zuge der Digitalisierung ändern sich auch die Workflows in Buchhaltung und Personalabteilung. Gerade seitdem Geschäftsreisen wieder vermehrt zum Unternehmensalltag gehören, ist hier die Umstellung auf digitale Belege im Reisemanagement ein wichtiges Thema. Denn dank digitaler Tools ist es inzwischen möglich, Buchungsprozesse wie die Reisekostenabrechnung vollkommen standortunabhängig durchzuführen und ohne große Verzögerung abzuschließen – und das effektiver, transparenter und wesentlich platzsparender als zuvor. 

Was sind digitale Belege?

Bei digitalen Belegen handelt es sich um Quittungen von z.B. Tankstellen, Restaurants und Hotels, die durch Einscannen oder Abfotografieren mit dem Smartphone in ein digitales Format gebracht werden. Da sie dann auf einem Endgerät verfügbar sind, das die digitale Vernetzung via E-Mail oder spezieller Apps unterstützt, können sie unkompliziert und schnell über eine Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Wie gelingt die Umstellung auf digitale Belege im Reisemanagement?

Bei der Umstellung auf digitales Reisemanagement ist es wichtig, alle rechtlichen Anforderungen im Blick zu behalten. Diese sind im GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) festgehalten, einem Schreiben vom Bundesfinanzministerium aus dem November 2019.

Eine der Anforderungen besteht in der so genannten Verfahrensdokumentation. Diese offenbart Inhalt, Aufbau und Ablauf des papierlosen Reisemanagements im Unternehmen. Dabei beleuchtet sie auch das interne Kontrollsystem, das die Mehrfacherfassung von Belegen verhindert. Dafür werden die Vorgänge innerhalb der einzelnen Abteilungen sowie Schnittstellen und Dienstleister erfasst, die mit der Bearbeitung eingereichter Quittungen betraut sind. Auf dieser Grundlage kann der Prozess minutiös nachvollzogen werden – was sowohl für die Belegschaft als auch das Finanzamt relevant ist.

Sind alle unternehmensspezifischen Ansprüche an die digitale Lösung bekannt, wird eine geeignete Software ausgewählt. Dies geschieht am besten in Absprache mit dem Steuerberater, der oft schon eine digitale Lösung nutzt, mit der er gut zurechtkommt. In Absprache mit Ihrem Finanzamt ergibt sich dabei in vielen auch die Möglichkeit, Ihre Originalbelege nur noch in digitaler Form aufbewahren zu müssen. Dadurch sparen Sie effizient Aktenordner und somit Platz in Ihrem Büro ein.

Schnelle und effektive Lösung für digitales Reisemanagement: Software as a Service

Bei SaaS-Anbietern wird die Software nicht im Unternehmen selbst, sondern von externen Dienstleistern betrieben. Neben der App zur Erfassung der Belege stellen diese auch den Workflow zur Übermittlung der Daten sowie den Speicherplatz zur Ablage zur Verfügung. Bei der Auswahl ist zu prüfen, ob der Anbieter die ordnungsgemäße Datensicherheit, Datenverarbeitung und Aufbewahrung gewährleistet.

Wie ist der Ablauf der digitalen Reisekostenabrechnung?

Vor seiner Dienstreise stellt der Mitarbeiter seinen Reiseantrag in der Reisekostenabrechnungs-Software. Ist dieser genehmigt, wandelt er sich automatisch zu einer Reisekostenabrechnung um. Bereits während seiner Geschäftsreise hat der Angestellte dann die Möglichkeit, seine Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und sie der Abrechnung hinzuzufügen. Will er die Reisekostenabrechnung dann der Buchhaltung übermitteln, werden nicht nur die Vorgaben zu vorsteuerlichen Abgaben berücksichtigt, sondern auch die Vollständigkeit bestimmter Unterlagen geprüft: Wird vom Antragsteller zum Beispiel eine Hotelübernachtung im System angegeben, verlangt die Software den entsprechenden Beleg, bevor die Reisekostenabrechnung zur Genehmigung weitergeleitet werden kann.

Ist der Prozess beendet, wird die Reisekostenabrechnung in der Regel zur Genehmigung und Freigabe an die entsprechende Abteilung weitergeleitet. Manche Softwarelösungen verfügen in diesem Zusammenhang über ein Berechtigungssystem, das Vorgesetzten sowie Vielreisern ermöglicht, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, ohne davor einen Reiseantrag stellen zu müssen.

Welche Vorteile bringt die Verwendung digitaler Belege mit sich?

Prozessoptimierung schafft Kapazitäten

Werden alle Daten direkt an die Verantwortlichen übermittelt, sind Prozesse wesentlich schneller abgeschlossen und die Kapazitäten der Mitarbeiter nicht mehr über einen längeren Zeitraum gebunden. Somit sorgt eine Software, die Personalern buchhalterische Arbeit vereinfacht und abnimmt, dafür, dass Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Den Mitarbeitern in Buchhaltung und Personalabteilung, die weniger mit dem manuellen Erfassen, Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten beschäftigt sind, bleibt mehr Zeit für relevantere Aufgaben wie zum Beispiel für strategische HR-Arbeit. Softwarelösungen, die diese Prozesse automatisiert übernehmen, räumen ihnen so erheblichen Freiraum ein.

Mehr Transparenz und Flexibilität

Die digitale Reisekostenabrechnung ermöglicht es allen Verantwortlichen, stets den aktuellen Abrechnungsstand einzusehen. Außerdem können Aufgaben zeit- und ortsungebunden erledigt werden. Dies kommt modernen Unternehmen in puncto Gestaltung einer arbeitnehmerfreundlichen Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten sehr entgegen. So ist es für Angestellte nicht mehr nötig, Aktenordner auf den heimischen Schreibtisch mitzunehmen – sie können ganz spontan ins Homeoffice wechseln.

So erleichtern Schnittstellen in der Buchhaltung die Reisekostenabwicklung

Sind die Reisekosten erst einmal digital, können sie über die Schnittstellen der Buchhaltungssoftware direkt weitergegeben werden, was ein deutlich effizienteres Arbeiten ermöglicht. Die DATEV-Schnittstelle ist beispielsweise eine sehr gefragte Lösung, die auch HR WORKS in ihren Workflow integriert hat, da sie sehr viele Vorteile bietet. Denn: Mit nur einem Knopfdruck werden die Buchungssätze aus den in HR WORKS erfassten Reisekostenabrechnungen übertragen. Dabei erspart DATEV nicht nur die manuelle Weitergabe der Daten, sondern ermöglicht auch eine direkte Verknüpfung mit den Buchungspositionen.