Was ist Travel Management und welche Aufgaben erfüllt es?

Travel Management, auch bekannt als Business Travel Management oder Dienstreisemanagement, umfasst alle anfallenden Aufgaben vor, während und nach einer Geschäftsreise. Gerade für Unternehmen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich unterwegs sind, ist ein gut strukturiertes Travel Management ein Muss. Benötigen Firmen und Betriebe dafür jedoch einen eigenen Travel Manager, um im Reisemanagement alle Aufgaben zu erledigen? Und wie organisieren Firmen ihr Business Travel Management bestmöglich?

Was macht ein Travel Manager im Travel Management? Aufgaben

Beim Business Travel Management beschäftigen sich Travel Manager mit dem Planen, Durchführen und Analysieren von Geschäftsreisen. Dabei gibt es sowohl externe als auch interne Travel Manager (auch bekannt als Business Travel Manager, Reisemanager oder Travel Agents). Externe Fachkräfte werden von Unternehmen über spezialisierte Agenturen gebucht. Intern fallen die Aufgaben des Travel Managements den angestellten Office Managerinnen und Office Managern zu.

Je nach Unternehmensgröße und Dienstreiseaufkommen benötigen Firmen und Betriebe insofern nicht zwingend einen eigenen Travel Manager, um Aufgaben im Travel Management zu übernehmen.

Der Ablauf von Business Travel Management

Ob inhouse oder ausgelagert ‒ der Ablauf des Dienstreisemanagements ist in der Regel folgender:

1. Notwendigkeit der Geschäftsreise prüfen

Eine Geschäftsreise sollte im Vorhinein gründlich geplant werden. Neben Risiken wie einer Erkrankung sind auch die Umweltbelastung sowie gestiegene Kosten für Benzin und Verpflegung ein Grund, Geschäftsreisen zu überdenken. Doch oftmals kann eine Videokonferenz oder ein Telefonat den direkten, persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen ‒ was in der Regel nach wie vor für eine Dienstreise spricht. Mit einem guten Travel Management lassen sich Aufwand und Kosten jedoch im Vorhinein planen, sodass die Reise möglichst effizient abläuft.

2. Kontrollieren der Reiserichtlinien des Unternehmens

Spielen Geschäftsreisen eine gewisse Rolle in Unternehmen, sind sogenannte Reiserichtlinien festgelegt. Diese geben de Travel Managern den preislichen Rahmen von Unterkünften sowie das zu wählende Verkehrsmittel vor. Auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Reisebüros und Travel-Management-Unternehmen, die speziell verhandelte Konditionen bieten, ist vorgegeben. Meist ist außerdem ein Gesamtbudget festgehalten.

3. Abstimmung der Rahmenbedingungen

Ist die Entscheidung für eine Geschäftsreise gefallen, werden zunächst die Rahmenbedingungen abgesteckt. Der Travel Manager vereinbart in Abstimmung mit der oder dem Reisenden Termine mit den Kollegen vor Ort. Dann sucht Business Travel Manager die geeignete Unterkunft und die passenden Verkehrsmittel. Erst wenn alle Beteiligten und die Geschäftsführung den geschaffenen Rahmenbedingungen zugestimmt haben, wird verbindlich gebucht. Sind im Unternehmen bereits Reisekostenrichtlinien für das Travel Management etabliert, können Mitarbeitende ihre Geschäftsreise mit der passenden Travel-Management-Software selbstständig organisieren.

4. Anpassung des Ablaufplans für Geschäftsreisen

Dieser Plan hält den genauen Ablauf der Reise fest ‒ neben Abreisezeiten, Ankunft und Terminen sind auch Adressen sowie aktuelle Reiserichtlinien und Regelungen vermerkt.

5. Vorbereitung der Unterlagen

Dem Reisenden werden alle für den auswärtigen Termin benötigten Unterlagen zu Meetings, dem Check-in für Verkehrsmittel und Unterkunft sowie Zugangscodes bereitgelegt. Meist in Form von gedruckten Exemplaren in einer Mappe und bzw. oder einem digitalen Äquivalent, das dann auf Smartphone und Tablet geöffnet werden kann. Wichtig: Gerade wenn eine Geschäftsreise im Zusammenhang mit einem längeren Auslandsaufenthalt steht, gehört es im Business Travel Management zu den Aufgaben eines Travel Managers noch weitere Dokumente vorab zusammenzutragen und gegebenenfalls zu beantragen ‒ zum Beispiel den Reisepass oder eine Arbeitserlaubnis.

6. Koordination von Problemen

Das Office Management plant eine Dienstreise detailliert durch und baut dabei auch zeitliche Puffer ein, die eine Zugverspätung oder ein verschobenes Meeting auffangen. Dennoch passieren immer wieder unvorhergesehene Ereignisse, die dann spontan gelöst werden müssen. Fällt beispielsweise ein Flug aus, ist ein Geschäftspartner erkrankt oder hat der Mietwagen eine Panne, hilft der Office Manager ebenso weiter.

7. Reisekostenabrechnung und Controlling

In die Reisekostenabrechnung fließen neben den Aufwendungen für Hotel, Flug oder Mietwagen auch die für das Essen im Restaurant, Parkgebühren oder ein Taxi ein. Diese sind anhand von Quittungen oder der Kreditkartenabrechnung zu belegen. Sind alle Belege gesichtet, werden sie ausgewertet und mit den Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerten abgeglichen. Im anschließenden Controlling gehört es im Travel Management zu den Aufgaben, sich anzusehen, wie sich die Reisekosten zusammensetzen, an welchen Stellen nachträglich Sparpotenzial ersichtlich ist und wie sich die Wirtschaftlichkeit einer Dienstreise grundsätzlich optimieren lässt.

8. Risikomanagement im Travel Management

Durch die Pandemie hat die Bedeutung des Risikomanagements zugenommen. Nach einer Geschäftsreise ziehen Travel Manager diesbezüglich wichtige Schlüsse: Ist der Aufwand gegenüber der Risiken zu rechtfertigen, die im Nachhinein tatsächlich bestanden haben? Sollte beim nächsten Mal unter ähnlichen Voraussetzungen auf eine digitale Lösung zurückgegriffen werden? Und haben die zuvor getroffenen Präventionsmaßnahmen ausgereicht? Nach eingehender Analyse werden neue Erkenntnisse dann gegebenenfalls in die Reiserichtlinien des Unternehmens integriert.

Warum ist professionelles Travel Management für Unternehmen sinnvoll?

Während es gerade in großen Unternehmen wie Konzernen öfter einen eigenen Travel Manager gibt, der im Travel Management alle Aufgaben übernimmt, lohnt es für kleine und mittlere Unternehmen meist nicht, eine eigene Stelle dafür zu schaffen. Doch auch die Zusammenarbeit mit einer Travel Agentur oder einem Reise-Management-Unternehmen spielt für KMU in vielen Fällen ebenfalls eine eher untergeordnete Rolle.

Allerdings: Selbst wenn Firmen keinen eigenen Travel Manager beschäftigen, benötigen sie zumindest ein System im Umgang mit Geschäftsreisen. Der Grund: Zeit- und Kostenersparnis sowie Prozessoptimierung erleichtern den Workflow aller Beteiligten.

Prozessoptimierung

Zunächst sollten Unternehmen Reiserichtlinien für ihr Unternehmen festlegen. Die darin geregelten Punkte wie Kosten für Unterkunft und Reisemittel, aber auch bevorzugte Hotelketten oder Ticketanbieter für den Transport erleichtert dem Office Manager beim Business Travel Management die Arbeit. Außerdem sollte zur Koordination der Auswärtstermine und Reisedaten sowie zur Übergabe der Mappe je ein Meeting stattfinden, um Unklarheiten direkt auszuräumen.

Zeitersparnis

Ist ein funktionierendes System geschaffen, bietet es allen Beteiligten wichtige Anhaltspunkte, um im Reisemanagement Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Abstimmungsprozesse oder eine falsche Priorisierung anstehender Aufgaben entfallen. Office Manager folgen der festgelegten Agenda, sodass Geschäftsreisende nicht durch Nachfragen gestört werden und sich so auf ihre Vorbereitungen konzentrieren können.

Kostenersparnis

Entscheiden sich Unternehmen für eine bestimmte Hotelkette oder ein Verkehrsmittel, können sie langfristig sparen. So bieten Hotels besondere Konditionen und Geschäftsreisende gelangen beispielsweise durch den Erwerb der Bahncard deutlich günstiger von A nach B. Auch die Zeitersparnis der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgt insgesamt für Einsparungen im Travel Management für Unternehmen.

Gibt es digitale Lösungen fürs Travel Management?

Neben Softwares, die den Bereich Travel Management umfassend abdecken, gibt es auch Tools, die besonders auf bestimmte Bereiche zugeschnitten sind. Eine Reisekostenabrechnung-Software ist ein nützliches Tool für Geschäftsreisende, Geschäftsführer sowie Buchhaltung und Personalabteilung. Alle die Reisekosten betreffenden Informationen werden digitalisiert und sind jederzeit verfügbar. Das schafft nicht nur Überblick und Transparenz, sondern erleichtert auch die eigentliche Abrechnung.

Sofern die entsprechende Software als Cloud-Lösung zur Verfügung steht, ermöglicht sie zudem Online Travel Management. Dadurch haben alle Beteiligten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Funktionen ‒ gerade auf Dienstreise.

Welche Vorteile birgt die digitale Reisekostenabrechnung?

• Belege werden direkt vor Ort abfotografiert und über eine App hochgeladen.
• Buchhaltung und Personalabteilung erhalten alle Informationen zeitnah und müssen sie nicht erfragen, einscannen und abheften.
• Mit der Reisekostenabrechnung kann schon während der Reise begonnen werden.
• Es werden deutlich weniger Ressourcen verschwendet.
• Die Zeiteinsparung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führt dazu, dass sie sich anderen Aufgaben widmen können.

Travel Management braucht System

Um Kosten und Zeit einzusparen und Prozesse zu optimieren, ist ein systematisches Travel Management essenziell. Dabei kann sowohl auf externe Agenturen zurückgegriffen werden, als auch auf eine Fachkraft inhouse. Um den Workflow zusätzlich zu entschlacken, sind spezielle Travel-Management-Tools wie die digitale Reisekostenabrechnung geeignet. Durch eine stetige Anpassung der Reiserichtlinien eines Unternehmens kann im Travel Management zudem den sich verändernden Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen begegnet werden.