Worauf sollte HR bei der digitalen Transformation achten?

Lohnabrechnungen, Personalbeschaffung, Zeiterfassung und vieles mehr: Die Chancen, die für HR in der Digitalisierung liegen, sind so vielfältig wie vielversprechend. Dennoch hängen zahlreiche Unternehmen hinterher, wenn es darum geht, diese Potenziale effektiv zu nutzen. Doch mit der passenden Strategie, einer guten Bedarfsanalyse und der notwendigen Eigeninitiative lassen sich Herausforderungen aktiv angehen. Erfahren Sie hier, wie Sie die digitale Transformation Ihrer Personalabteilung erfolgreich umsetzen.

Warum sich die digitale Transformation für den HR-Bereich lohnt

Die Digitalisierung bietet mittlerweile eine Vielzahl an Möglichkeiten, mit denen Unternehmen ihre eigenen Arbeitsweisen modernisieren. Dabei geht es darum, geschickt diejenigen Prozesse zu identifizieren und anzugehen, die als digitale Prozesse umgesetzt langfristig erfolgreicher sind. Denn dass sich Digitalisierung lohnt, liegt auf der Hand: Laut einer Studie der Managementberatung Bain & Company, für die 500 HR-Manager in Deutschland, Großbritannien und den USA befragt wurden, steigert die Digitalisierung die Effizienz von Personalabteilungen um 20 bis 30 Prozent.

Mehr Effizienz und Motivation: Die Vorteile der Digitalisierung

Obwohl es anfangs etwas Zeit kostet zu analysieren, welche Bereiche sich für die Digitalisierung anbieten, lohnt sich der Aufwand langfristig gesehen. Denn Unternehmen vergrößern mit HR 4.0 ihre Chancen, im Wettbewerb mitzuhalten und die Möglichkeiten der technologischen Entwicklungen für sich zu nutzen. Auf dem Weg hin zum modernen digitalen Unternehmen eröffnen sich aber noch weitere Potenziale:

1. Optimierte Abläufe durch Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben sind wie gemacht dafür, um sie digitalisiert abzuwickeln. Im HR-Bereich können das zum Beispiel die tägliche Zeiterfassung der Mitarbeiter und die monatliche Lohnabrechnung sein. Durch das digitale Tracking haben die Angestellten zudem eine bessere Übersicht darüber, welche Stunden geleistet wurden. Außerdem erkennt die Personalabteilung durch digitale und übersichtliche Urlaubsanträge Engpässe frühzeitig. 

2. Wachsende Mitarbeiterzufriedenheit

Im Privaten längst bewährt, im Arbeitsalltag oft Mangelware: Unterstützung durch digitale Tools. Dabei leisten sie einen wichtigen Beitrag dazu, die Motivation zu steigern, Arbeitsweisen zu vereinfachen und komplexe Vorgänge transparenter zu gestalten. HR-Software hat das Potenzial, die Arbeitswelt zu revolutionieren – werden zum Beispiel eher eintönige Aufgaben digitalisiert, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um sich wertschöpfenden Tätigkeiten zu widmen. Auf diese Weise profitieren beide Seiten, die Angestellten und gleichermaßen die Unternehmen.

3. Höhere Attraktivität als Arbeitgeber

Excel ade: Durch den Einsatz moderner Technologien und smarter Tools gewinnen Unternehmen an Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt dazu. Denn welcher Bewerber lässt sich noch mit verstaubten Programmen und Tabellen überzeugen? Das soll nicht heißen, dass analoges Arbeiten ein Relikt aus der Vergangenheit ist, vielmehr geht es darum, eine gute Symbiose zu finden und Digitalisierung dort stattfinden zu lassen, wo sie sich lohnt.

4. Zentral verfügbare Informationen 

Die Verbindung von Daten und Informationsflüssen an einem zentralen Ort ermöglicht, dass unabhängig vom Standort darauf zugegriffen werden kann. Das ist von Bedeutung, wenn Unternehmen Arbeitsformen wie Remote Work, Mobiles Arbeiten und Homeoffice anbieten und es dabei gewährleistet werden muss, dass jederzeit mit den aktuellsten Daten gearbeitet wird. 

5. Reduzierte Kosten 

Ein weiterer wichtiger Vorteil für die Unternehmen: Durch eine Software, die für alle digital zugänglich ist, beispielsweise durch Cloud Computing, verringern sich gegebenenfalls Kosten, die für die technische Bereitstellung anfallen würden. Softwarelösungen verringern den Arbeitsaufwand und verbessern die Übersichtlichkeit. Dadurch werden Dokumente schneller gefunden und wertvolle Ressourcen sinnvoll eingesetzt. Digitalisierung hilft den Unternehmen also dabei, sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren.

Herausforderungen aktiv angehen und nutzen

Digitalisierung kann als kontinuierlicher Prozess gesehen werden, durch den Prozesse schlanker, schneller und sicherer verlaufen. Doch natürlich stellt die Transformation die Unternehmen von Zeit zu Zeit auch vor Herausforderungen. Dabei treten Fragen auf wie: 

• Welche Bereiche eignen sich zum Digitalisieren?
• Wie sehen die nächsten Schritte aus, gibt es einen Aktionsplan?
• Wer kümmert sich um die technische Umsetzung? 

Digitalisierung ist ein umfassendes Thema, das nicht leichtfertig angegangen werden sollte. Schließlich laufen hierbei strategische, organisatorische und sozio-kulturelle Veränderungen zusammen, die Auswirkungen auf das gesamte Ökosystem eines Unternehmens zur Folge haben. Deshalb braucht es neben den technischen Optimierungsmaßnahmen auch eine gute strategische Ausrichtung und Anpassung, bei der organisatorische Prozesse und Strukturen unter die Lupe genommen werden. Dabei sollten auch Punkte wie 

• Steuerungssysteme,
• personelle Ressourcen und Kompetenzen,
• Kommunikations-, Interaktions- und Führungskulturen 

genau betrachtet werden: Wo liegen Optimierungspotenziale und Hürden? Der Bereich Human Resources nimmt im Digitalisierungsprozess dabei eine wichtige Rolle ein, denn er steht erfahrungsgemäß mit den meisten dieser Bereiche im engen Kontakt und Austausch. Durch diesen Wandel begleiten Fachkräfte im HR-Management aktiv das Geschehen und tragen dazu bei, das Unternehmen auch nach außen hin als digitalen Player darzustellen.

Auf die richtige Unterstützung bei der Transformation setzen

Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie sowie qualifizierten und lernwilligen Mitarbeitern können Unternehmen die Transformation ihrer Prozesse Schritt für Schritt angehen. Dabei gilt es, flexibel zu bleiben, sollten manche Maßnahmen nicht sofort greifen. Ein guter Wissenstransfer sowie eine offene und konstruktive Kommunikation zwischen Personalabteilung, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind dabei nicht nur hilfreich, sondern notwendig. Sind diese Kriterien nicht gegeben, leidet die Motivation und das interne Know-how wird nicht richtig eingesetzt und entfaltet. 

Um von Anfang an die richtigen Schritte zu gehen, können als weitere Option auch erfahrene Dienstleister hinzugezogen werden. Gerade auf KMU spezialisierte Beratungen wissen, wo der Schuh drückt und vor welchen Herausforderungen und Fragen die Unternehmen stehen. Dadurch können sie die richtige Strategie definieren und einen transparenten Action-Plan ausarbeiten.

Fazit: So gelingt die digitale Transformation

Die fortschreitende Digitalisierung sorgt dafür, dass Unternehmen über kurz oder lang die eigenen Strukturen überdenken und an neue Standards anpassen müssen, wenn sie langfristig erfolgreich sein wollen. Im HR-Bereich eröffnen sich durch neue Technologien und Tools dabei spannende Optionen, wie modernes HR-Management zukünftig aussehen kann und wie Unternehmen davon profitieren können. Bei der digitalen Transformation stehen die Unternehmen natürlich nicht allein da, denn sie können auf zuverlässige und starke Partner setzen, die ihnen mit langjähriger Erfahrung zur Seite stehen, beispielsweise bei der Einführung von HR-Software.