HR WORKS FAQ

Die Einführung in die Software unterstützt die Schulung zur Personalverwaltung. Wenn Sie noch keinen konkreten Termin in Aussicht haben, können Sie nach der Buchung ‒ bis spätestens einen Monat vor der Schulung ‒ kostenfrei umbuchen.

Die 2-tägige Schulung zum Administrator befähigt Sie zum schnellen und kompetenten Umgang mit HR WORKS. Sie erhalten alle wichtigen Hilfestellungen, damit Sie Mitarbeiter und Kollegen unkompliziert im System anlegen, verwalten und mit der neuen HR-Software vertraut machen können.

Nein. Entscheidend für Ihren Nutzen der Anwendung ist die richtige Konfiguration. Damit Sie die HR-Software von Anfang an gewinnbringend einsetzen, braucht es die Administrator-Schulung oder die Tages-Schulung.

Ja, die Schulungen finden auch online statt. In der Schulungs-Übersicht finden Sie allen verfügbaren Termine, egal ob online oder vor Ort.

Nehmen Sie ganz bequem das Ihnen vorliegende Angebot elektronisch an, um Ihre Personalprozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren. Spätestens am nachfolgenden Tag erhalten Sie unsere Software und können sofort mit der Einrichtung starten. Gleichzeitig meldet sich ein erfahrener Consultant von HR WORKS bei Ihnen und plant mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.

Bei der softwaregestützten Einrichtung passen unsere Berater HR WORKS an Ihre Bedürfnisse an, nehmen mit Ihnen Schritt für Schritt das Onboarding samt Stammdaten-Transfer vor und übergeben Ihnen anschließend das System.

Wir begleiten und beraten Sie persönlich bei der Einrichtung von HR WORKS. Einrichtungsdauer und -kosten sind abhängig von der Anzahl der Nutzer, dem Umfang Ihrer Eigenleistung sowie der Verfügbarkeit Ihrer internen Projektverantwortlichen und unserer Berater.

Die Abrechnung der Beratungsstunden erfolgt nach der Einrichtung. Dabei werden nur die tatsächlich benötigten Beratungsstunden abgerechnet. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot von 8 Beratungsstunden von uns erhalten und benötigen nur 3 davon, so werden tatsächlich auch nur 3 Beratungsstunden abgerechnet.

Nein. Sie haben keine Mindestvertragslaufzeit und können jederzeit zum Ende eines Monats kündigen.

Die Lizenzen von HR WORKS werden monatlich abgerechnet. Die Abrechnung beginnt nach abgeschlossener Einrichtung Ihres HR WORKS-Accounts.

Sämtliche Rechnungen sind in HR WORKS hinterlegt. Sie können die Rechnungen online einsehen, als PDF-Datei speichern oder ausdrucken. HR WORKS informiert den zuständigen Administrator automatisch per E-Mail sobald eine neue Rechnung bereitgestellt wird. Per Klick kann der Empfänger die Rechnung bequem abrufen, überprüfen und abspeichern. Circa 5 Tage nach Erhalt der Rechnung erfolgt der Einzug. Stichtag zur Berechnung der aktuellen Nutzerzahl ist jeweils der letzte Tag des Monats. Für alle Nutzer, die zu diesem Zeitpunkt im System vorhandenen sind oder im Verlauf des Monats im System angelegt waren, wird die Miete berechnet.

Die Grundgebühr richtet sich stets nach der Anzahl der in HR WORKS vergebenen Lizenzen. Erreicht die Anzahl an Lizenzen am Ende eines Monats einen Grenzwert wie beispielsweise 100 Lizenzen, erhöht sich die Grundgebühr bereits für diesen Monat auf den dementsprechenden Betrag.

Ihre monatliche Gesamtgebühr setzt sich zusammen aus der monatsaktuellen Anzahl Ihrer verwendeten Lizenzen sowie der einmalig pro Unternehmensaccount und Monat berechneten Grundgebühr. Jeder angelegte Nutzer beansprucht dabei eine Lizenz.

Folgende Serviceleistungen sind in Ihrer Grundgebühr enthalten:

• Kostenfreier telefonischer Support via Hotline
• Kostenfreier schriftlicher Support via Ticket
• Self-Service via Helpcenter (inkl. Video Tutorials)
• User Guidance (interaktive Funktions-Touren) innerhalb der HR WORKS-Applikation
• Abstimmung zu diversen Kundenanliegen (z.B. Angebotserstellung, Unterstützung bei Systemfehlern und Analyse diesbezüglich)
• Kostenfreie Klärung von Datenschutz-Anfragen
• Ab einer Lizenzanzahl von 100: Persönlicher Customer Success Manager (dauerhafter Ansprechpartner für strategische bzw. allgemeine Thematiken)

Bitte beachten Sie hierbei, dass der telefonische und schriftliche Support ausschließlich für Administratoren des HR WORKS-Systems zur Verfügung steht.

Technischer Support bzw. Consulting, wie bspw. die Anpassung bzw. Einrichtung von Schnittstellen oder Beratung zu Funktionen, erfolgen ausschließlich durch die Beauftragung von Beratungsstunden.

Jede Person, die die Software-Lösung einsetzt, unabhängig von ihren Rollen und Berechtigungen, ist ein Nutzer. Diese Personen haben einen Zugang zu HR WORKS und arbeiten mit dem System. In der Regel ist jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens ein Nutzer der Software. Interessenten, die sich über die Stellenportal-Funktion von HR WORKS bei Ihnen bewerben, zählen dagegen nicht zu den Nutzern.

Sie können die Anzahl der HR WORKS-Nutzer jederzeit erhöhen oder senken. Die monatliche Rechnung passt sich dabei immer an die aktuellen Nutzerzahlen an. Es werden jedoch mindestens 20 Nutzer berechnet. Stichtag zur Berechnung der aktuellen Nutzerzahl ist jeweils der letzte Tag des Monats. Für alle Nutzer, die zu diesem Zeitpunkt im System vorhandenen sind oder im Verlauf des Monats im System angelegt waren, wird die Miete berechnet.

Es gibt keinen Haken. Das Erfolgsrezept für den günstigen HR-Software Preis setzt sich zusammen aus der großen Kundenzahl, dem Betrieb in der AWS-Cloud und der automatischen Verwaltung: Die Entwicklungskosten verteilen sich auf mehrere hunderttausende Anwender und fallen dadurch für den einzelnen Kunden gering aus. Durch den Betrieb in der Cloud von Amazon Web Services sind die Kosten für Server, Personal und Administration sehr niedrig und wir geben Ihnen die HR Software Preise so weiter. HR WORKS erstellt automatisiert digitale Rechnungen. Der Rechnungsbetrag wird per Lastschrift von Ihrem Konto eingezogen. So entstehen für die HR WORKS GmbH nur geringe Verwaltungskosten.

Gerne können Sie HR WORKS unverbindlich kennenlernen. Vereinbaren Sie direkt einen Termin, um sich einen Eindruck von HR WORKS zu verschaffen oder fordern Sie unter jetzt kostenlos testen Ihren Testzugang an.

Bereits seit 2009 nutzt HR WORKS die Dienste der Amazon Web Services. Dadurch ist es uns möglich, Kundendaten auf Servern in Rechenzentren mit den höchstmöglichen Sicherheitsstandards zu speichern. So ist auch bezüglich des Serverstandorts die Gewährleistung von maximalem Schutz garantiert.

Der von HR WORKS genutzte Serverstandort befindet sich innerhalb der Europäischen Union, im AWS Hochsicherheitszentrum in Irland.

Nein. Alle Funktionen sind miteinander verknüpft. HR WORKS ist als ganzheitliches System konzipiert, welches Ihre gesamten HR-Prozesse optimiert.

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Der Vertrag ist jederzeit zum Monatsende kündbar, weil wir glauben dass zufriedene Kunden gerne und freiwillig bleiben.

Bei Kündigung können Sie Ihre Stammdaten in Form von Berichten und ZIP Archiven für die elektronischen Belege / E-Akten herunterladen/exportieren. HR WORKS löscht Ihre Daten nach der Kündigung vollständig.

Sie können HR WORKS jederzeit zum Ende eines Monats kündigen. HR WORKS hat keine Mindestvertragslaufzeit.

Benötigte Informationen zum Unternehmen und Mitarbeiter werden automatisch aus der hinterlegten Firmenbeschreibung und den Personenstammdaten übertragen.

Durch das Hinterlegen von individuellen Brieflayouts kann der Zeugnistext direkt über den Arbeitszeugnis-Generator von HR WORKS auf eine Briefvorlage übertragen werden.

Nein, Arbeitszeugnisse werden in der Regel ausgedruckt, unterschrieben und persönlich übergeben. Per Mausklick steht das Zeugnis als PDF-Datei zum Ausdrucken bereit, eine Weiterleitung innerhalb von HR WORKS ist daher nicht vorgesehen.

Ja, für jede Kategorie/Note sind bis zu fünf verschiedene Zeugnis Formulierungen in unserem Arbeitszeugnis-Software vorhanden. Bei Bedarf können Sie diese um selbst formulierte Textbausteine ergänzen.

Die Stellenübersicht, die Stellenanzeige sowie das Bewerbungsformular integrieren Sie über den von HR WORKS automatisch generierten Link.

Ja, das Bewerbermanagementsystem informiert Recruiter automatisch über neu erhaltene Bewerbungen. So können Sie schnell auf Top-Bewerbungen reagieren. Bewerber werden wiederum automatisch per E-Mail über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Unterlagen informiert.

Ja, die Gestaltung des gesamten Stellenportals können Sie individuell anpassen. Sie können das Layout für die Stellenübersicht, Stellenanzeigen und Bewerbungsformular definieren sowie eine eigene Firmenbeschreibung und weitere zusätzlichen Informationen hinterlegen. Außer Schriftgröße und Schriftart definieren Sie die Farben, die Ihrer Corporate Identity bzw. Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie geben an, wo das Firmenlogo auf den Karriereseiten positioniert werden soll.

Ja, Sie können E-Mails direkt aus HR WORKS versenden oder bspw. ein Telefoninterview dokumentieren. So haben Sie sämtliche Bewerberkommunikation übersichtlich protokolliert.

Interne Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen, Verhaltensrichtlinie, Unternehmensethik, Sicherheitsrichtlinie, Büroorganisation und Datenschutzerklärung sind Bestandteile eines Compliance Management Systems.

Im Compliance Management System von HR WORKS können Dateien im PDF- und ODT-Format hochgeladen werden.

Jede Person, der ein Dokument zugeordnet wurde, wird per Aufgabe darauf hingewiesen, dieses zu bestätigen. Bis zur Bestätigung wird der Mitarbeiter wöchentlich per E-Mail an die offenen Dokumente erinnert.

Ja, der Personalmitarbeiter erhält eine Zusammenfassung aller bereits erteilten und ausstehenden Bestätigungen.